Gestión y Control de Proyectos – Lanzamiento & Plan de Gestión del Proyecto

2. PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO I: CICLO DE VIDA DEL

PROYECTO

2.1 Objetivo

En esta sesión se estudia el Ciclo de Vida de un Proyecto, enumerando los tipos y fases que los
componen dese la perspectiva aportada por la metodología del Project Management Institute
PMI®. Conocimientos necesarios para la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto.

2.2 Ciclo de Vida de un Proyecto

En 1969, cinco voluntarios fundaron el Instituto de Gestión de Proyectos Project Management

Institute PMI®1, su objetivo era establecer normas para la gestión de proyectos, realizar
investigaciones para mejorar la forma en que se gestionan los proyectos y proporcionar al
creciente número de directores de proyectos la oportunidad de intercambiar conocimientos y
educarse en las disciplinas de la gestión de proyectos.
Desde entonces, el PMI® ha sido reconocido internacionalmente, incluido el Instituto Nacional de
Normalización de los Estados Unidos (American National Standards Institute, ANSI) como un
elaborador de normas acreditado.
Una norma en particular es la Guía del Libro de Conocimientos sobre Gestión de Proyectos
(Guide to the Project Management Book of Knowledge, PMBOK1).
La norma comenzó en 1987 como un intento de normalizar la información y las prácticas de
gestión de proyectos que son generalmente aceptadas como buenas prácticas por la comunidad
de gestores de proyectos.
El “ciclo de vida de un proyecto” se puede definir como “la secuencia de fases que atraviesa un
proyecto desde su inicio hasta su cierre”.

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1
“A guide to the Project Management Body of Knowledge” - PMBOK GUIDE 6th Edition - Project Management Institute
PMI®.

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Las características más importantes del ciclo de vida de un proyecto son:

§ El número y la secuencia del ciclo están determinados por la gestión y otros factores
diversos, como las necesidades de la organización que participa en el proyecto, la
naturaleza del proyecto y su entorno de aplicación.
§ Las fases están acotadas, tienen un comienzo, un final y un punto de control definido,
están, por tanto, limitadas por el tiempo.
§ El ciclo de vida del proyecto puede definirse y modificarse según las necesidades y
aspectos de la organización, aunque cada proyecto tiene un comienzo y un final definidos,
los objetivos, resultados y actividades particulares varían ampliamente.
§ El ciclo de vida proporciona el fundamento básico de las acciones que deben realizarse
en el proyecto, independientemente de la labor concreta que se lleve a cabo.

Según PMIBOK1, los ciclos de vida de un proyecto pueden clasificarse en cinco tipos:

§ Ciclo de vida predictivo; enfoque tradicional, el foco está en el plan del proyecto, se
pretende tener toda lo información al principio: alcance, planificación, costes,
cronograma, etc… Cualquier cambio se analiza en detalle pues puede producir impacto
en la planificación, plazo y presupuesto.
También llamados ciclos en cascada, ya que sus fases se superponen de manera
escalonada.
§ Ciclo de vida iterativo, el alcance es determinado al principio, pero la estimación en
tiempo y coste se van modificando periódicamente conforme se van conociendo en
profundidad el producto a obtener, mediante ciclos repetitivos.
§ Ciclo de vida incremental, cada iteración añade un valor o funcionalidad al producto en
un tiempo predeterminado, hasta llegar a la última iteración con el incremento totalmente
desarrollado.
§ Ciclo de vida adaptativo; enfoque según metodologías ágiles, el foco está en el
problema del cliente. La idea es hacer un primer análisis global del problema, dividirlo en
“splits” o sub-partes e ir construyendo, buscando una reflexión iterativa sobre el resultado
al final de cada sub-parte para continuar con la siguiente.
También llamados ciclos ágiles u orientados al cambio, son ciclos breves e iterativos de
planificación y ejecución, que permite responder a los cambios más rápidamente y con
mejor calidad.

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§ Ciclo de vida híbrido; se definen como una combinación de un ciclo de vida predictivo y
de uno adaptativo. Por ejemplo, desarrollados en proyectos donde una parte se encentra
avanzada y definida desde en las fases iniciales y otra parte se encuentra en evolución.

Los ciclos de vida de los proyectos pueden variar desde los enfoques de predicción o impulsados
por el plan hasta los enfoques de adaptación o impulsados por el cambio.
En un ciclo de vida predictivo, los detalles se definen al comienzo del proyecto y se abordan
cuidadosamente las posibles alteraciones del alcance.
En un ciclo vital adaptativo, el producto se desarrolla a lo largo de múltiples iteraciones, y el
alcance detallado se define para la iteración sólo cuando ésta comienza.
Aunque los proyectos son únicos y altamente impredecibles, según PMI®, el marco estándar
para un proyecto se puede definir en una estructura genérica de un Ciclo de Vida, con las
siguientes fases, ver Figura 1.

Figura 1. “Ciclo de vida de un proyecto. Fases”.

Fase de Iniciación

El objetivo de esta fase es definir el proyecto a un nivel amplio, sin entrar en detalles.
Esta fase suele comenzar con un Caso de Negocio: “documento que proporciona la información
necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar para determinar si los resultados
esperados del proyecto justifican la inversión requerida1 “, es entonces cuando se investiga si el
proyecto es factible y si debe llevarse a cabo, si es necesario hacer pruebas de viabilidad, ésta
es la etapa del proyecto en la que se completa.

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Los interesados importantes hacen su debida diligencia para ayudar a decidir si el proyecto es
viable.
Si se da luz verde, será necesario crear un Acta de Constitución del proyecto, (Project Charter)
o un documento de iniciación de proyecto (Project Initiation Document, PID).
Acta de Constitución del proyecto: “un documento emitido por el patrocinador del proyecto
(Sponsor), que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al Director de
proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto1”.
Este documento suele incluir la siguiente información:
§ El propósito, la visión y la misión del proyecto
§ Objetivos medibles y criterios de éxito
§ Descripción elaborada del proyecto, condiciones y riesgos
§ Nombre y autoridad del patrocinador del proyecto
§ Interesados

Por tanto, los pasos clave de la gestión del proyecto para la etapa de iniciación incluyen:

§ Identificar los objetivos y los resultados del proyecto.

o Conocer los objetivos de los interesados y clientes.

o Elaborar los objetivos y productos concretos, de los que será responsable el

equipo de proyecto, dado el alcance del proyecto y los recursos disponibles.

§ Esbozo de los riesgos, dependencias, limitaciones y prioridades de los proyectos,

o Riesgos: factores que pueden impactar negativamente el costo, las metas, el

cronograma o los resultados de un proyecto.

o Dependencias: relaciones entre actividades o tareas.

o Restricciones: factores limitantes como la tecnología, los recursos, el tiempo y el

costo.
Identificando todas estas variables tempranamente se puede identificar un montón de
problemas potenciales, antes de que impacten en la línea de tiempo del todo el proyecto.

§ Establecer el alcance del proyecto en función de los plazos y los recursos disponibles.

§ Presentar una propuesta general de proyecto para su aprobación, es un informe en el

que se detallan todos los objetivos, el alcance, los requisitos, el presupuesto, los
participantes y los plazos de un proyecto. Posteriormente emisión del Acta de
Constitución de Proyecto.

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Fase de Organización, Preparación y Planificación

El propósito de esta fase es establecer una estrategia detallada de cómo se debe realizar el
proyecto y cómo hacer que sea un éxito.
Esta fase es clave para el éxito de la gestión del proyecto y se centra en la elaboración de una
hoja de ruta que todos seguirán, normalmente comienza con el establecimiento de objetivos o
metas.
Durante esta fase, se define el alcance del proyecto y se desarrolla el Plan de Gestión del
Proyecto, se trata de determinar el costo, la calidad, los recursos disponibles y un cronograma
realista.
En esta fase se elaboran también todos los Planes de Gestión Específicos y las Líneas Base o
medidas de rendimiento del Proyecto, que se verán en detalle en la siguiente sesión.
Una Línea de Base es esencial para determinar si un proyecto va por buen camino.
En esta fase las funciones y responsabilidades están claramente definidas, de modo que todos
los involucrados saben de qué son responsables.
Estos son algunos de los documentos que se generan en esta fase para asegurar que el proyecto
tendrá un desarrollo adecuado.

§ Declaración de alcance, documento que define claramente la necesidad empresarial,

los beneficios del proyecto, los objetivos, los resultados y los principales hitos. Una
declaración de alcance puede cambiar durante el proyecto, pero no debe hacerse sin la
aprobación del Director del Proyecto y el Sponsor.

§ Programa de desglose del trabajo (Work Breakdown Structure, WBS), es una

disposición organizativa que desglosa el alcance del proyecto en secciones manejables
para el equipo.

§ Hitos, identificar los objetivos de alto nivel que deben cumplirse a lo largo del proyecto e
incluirlos en el diagrama de Gantt.

§ Diagrama de Gantt, una línea de tiempo visual que se puede utilizar para planificar las
tareas y visualizar la línea de tiempo del proyecto.

§ Plan de comunicación, esto es de particular importancia si su proyecto involucra a

partes interesadas externas. Desarrolla los mensajes adecuados para el proyecto y crea
un calendario de cuándo comunicarse con los miembros del equipo en función de los
resultados e hitos.

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§ Plan de gestión de riesgos, identificar todos los riesgos previsibles. Los riesgos
comunes incluyen estimaciones de tiempo y costos poco realistas, ciclo de revisión del
cliente, recortes presupuestarios, cambios en los requisitos y falta de recursos
comprometidos.

Fase de Ejecución

Esta es la fase en la que se desarrollan y completan los productos finales.

Muchas cosas suceden en esta fase como la emisión de informes de estado, reuniones,
actualizaciones de desarrollo e informes de rendimiento.
Una reunión de "arranque" suele marcar el inicio de la fase de Ejecución del Proyecto donde los
equipos involucrados son informados claramente de sus responsabilidades.
Las tareas completadas durante la fase de ejecución incluyen:

§ Equipo de desarrollo

§ Asignar recursos

§ Ejecutar los planes de gestión de proyectos

§ Gestión de las adquisiciones, si es necesario

§ El PM dirige y gestiona la ejecución de los proyectos

§ Establecer sistemas de rastreo

§ Las asignaciones de tareas se ejecutan

§ Reuniones de estado

§ Actualizar el calendario del proyecto

§ Modificar los planes del proyecto según sea necesario

Si bien la fase de Monitoreo, Control y Seguimiento, es decir, de vigilancia del proyecto, tiene un
conjunto diferente de requisitos, estas dos fases suelen ocurrir simultáneamente.

Fase de Monitoreo, Control y Seguimiento

Se trata de medir la progresión y el rendimiento del proyecto y de asegurar que todo lo que ocurra
esté en consonancia con el plan de gestión del proyecto.

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Los administradores de proyectos utilizarán indicadores clave de rendimiento (KPI) para

determinar si el proyecto va por buen camino.

Los Directores de Proyecto típicamente suelen disponer de los siguientes KPIs (Key Performance
Indicators) para medir la marcha del proyecto:

§ Objetivos del proyecto, medir si un proyecto se ajusta al calendario y al presupuesto es

una indicación de si el proyecto cumplirá los objetivos de las partes interesadas.

§ Calidad de los resultados, determina si se están cumpliendo los resultados de una tarea
específica.

§ Seguimiento de los esfuerzos y los costos, sobre el esfuerzo y el costo de los recursos
para ver si el presupuesto va por buen camino. Este tipo de seguimiento informa si un
proyecto cumplirá su fecha de finalización en función de su rendimiento actual.

§ Desempeño del proyecto, se monitorea los cambios en el proyecto, se tiene en cuenta

la cantidad y los tipos de problemas que se plantean y la rapidez con que se abordan.
Estos pueden venir derivados de imprevistos o cambios de alcance.

§ De tiempo y recursos, para ajustar los cronogramas y los recursos de manera óptima,
para garantizar que el proyecto esté en el buen camino.

Fase de Finalización

Esta fase representa la terminación del proyecto.

Se confirma la finalización de todas las tareas de la Fase de Ejecución, se entregan los productos
y entregables del proyecto según Contrato, los alcances de los contratistas/subcontratista
adjudicados para trabajar específicamente en el proyecto se dan por terminados también en esta
fase.
Se reconocen los méritos del equipo de trabajo, incluso con eventos concretos de agradecimiento
público.
Una vez finalizado un proyecto hay que realizar un trabajo de evaluación de lo que ha ido bien e
identificar los fallos del mismo, esto es especialmente útil para comprender las lecciones
aprendidas, de modo que se puedan hacer mejoras para futuros proyectos.
Habrá que realizar un presupuesto final del proyecto y preparar un informe final del proyecto,
también se tendrán que reunir todos los documentos del proyecto, los entregables y definir el
almacenamiento permanente y unificado, para futuras consultas.

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Los puntos clave de esta fase por tanto se pueden resumir en:

§ Cierre oficial, los contratos se finalizan, y el proyecto se declara completo.

§ Financiación, se confirma el presupuesto final del proyecto y se libera el exceso de

financiación en los ingresos generales.

§ Aprovisionamientos o adquisiciones, se ultiman los contratos de los proveedores del

proyecto y se emiten los certificados de finalización.

§ Detalles finales, documentación de los trabajos reales realizados, dibujos as-built u otros
detalles que deben archivarse para futuras referencias.

§ Responsabilidades, es necesario establecer y acordar garantías, cobertura de seguros

y fianzas.

§ Liberación de recursos, el equipo del proyecto, los equipos utilizados y otros recursos
necesitan ser finalizados, reubicados o volver a la matriz de las empresas.

§ Lecciones aprendidas, la documentación de las lecciones aprendidas durante el

proyecto puede ser muy valiosa para proyectos futuros.

2.3 Referencias

§ https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

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