Material teórico – Unidad 1

La Administración
Es una ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y se encarga para ello de planificar, gestionar y
controlar los recursos que dichas organizaciones utilizan (humanos, materiales, intelectuales, etc.) con el fin de lograr los objetivos
que se propone.

Las Organizaciones
La organización: es un sistema social compuesto por individuos o grupos de ellos que, se interrelacionan y utilizan recursos
con los que se desarrollan actividades tendientes al logro de objetivos comunes dentro de un contexto o entorno.
Las mismas para desarrollar sus actividades utilizan recursos como: materiales, humanos, tecnológicos, intelectuales, logos
y marcas, recursos naturales y recursos financieros.

Clasificación de las Organizaciones

1 - Las organizaciones clasifican por su propósito o finalidad en:
A - Empresas lucrativas: buscan obtener beneficios o ganancias y se clasifican según los siguientes criterios:
a - Por la actividad que desarrollan: Comerciales (compran y venden), Industriales (fabrican, transforman
materia prima) y de Servicios.
b - Por el tamaño de capital y trabajadores: Microempresas: Familiares, artesanales, Pequeñas: menos de 20
trabajadores, Medianas: Menos de 50 aprox. Grandes: Miles de trabajadores, consorcios, multinacionales.
c - Por la ubicación o el mercado que abarcan: Local o regional, Nacional, Multinacional.
d - Por el origen de su capital: Privadas (varias personas o particulares aportan dinero y/o bienes), Empresas
públicas (el capital lo aporta el Estado), Empresas mixtas.

B - Empresas sin ánimo de lucro: buscan satisfacer necesidades de sus asociados o del público en general de carácter
deportivo, culturales, etc.
a - Finalidad social y político: Ejemplo: Ministerios, Departamentos administrativos, Establecimientos públicos y
municipios.
b - Otros fines: Como el ejército, Iglesias, etc.
c - Servicios no gubernamentales: Ejemplo: ONG: Organizaciones no gubernamentales, Clubes, Asociaciones,
Entidades cooperativas y de carácter social.
2 - Según su estructura:
A - Organizaciones formales: para que la organización funcione se divide el trabajo en áreas, sectores y departamentos.
Existen distintos niveles de jerarquía, autoridad y responsabilidad.
B - Organizaciones informales: si bien toda organización requiere de una organización formal, planificada y diseñada,
coexiste con ella otro tipo de organización no prevista, que surge como consecuencias de relaciones personales, intereses comunes
denominada organización informal.
3 - Según su relación con el ambiente:
A - Organizaciones abiertas: son aquellas que se encuentran en contacto con el ambiente externo a través de los
consumidores, proveedores, competidores, etc.
B - Organizaciones cerradas: no se concibe una organización que no tenga conexión con el ambiente externo.
4 - Según la legalidad:
A - Organizaciones legales: son aquellas instituciones que cumplen con la reglamentación vigente para poder actuar.
B - Organizaciones ilegales: están fuera del marco legal, y la ilegalidad puede abarcar desde la constitución hasta el objeto.

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Para poder administrar una organización (con o sin fin de lucro) se debe seguir un proceso que consiste en:

La etapa de Gestión abarca las funciones de ORGANIZAR Y DIRIGIR. Es decir que para administrar debemos realizar una serie
o secuencia de acciones continuas e interrelacionadas cuyo objetivo es aprovechar los recursos de manera eficiente para lograr lo
que se propone una organización.

¿En qué consiste PLANIFICAR?

Cuando planeamos pensamos en el futuro de una organización, fijamos objetivos, hacemos planes, proyectos y presupuestos
(que ya estudiaremos de qué se tratan), elaboramos estrategias o formas de lograr los objetivos, pensamos en cuál es nuestra misión
o propósito y en cómo queremos que nos vea la sociedad que nos rodea.

¿En qué consiste GESTIONAR?

Durante la gestión llevamos adelante lo que planificamos en la etapa anterior. Para ello debemos organizar el personal, las
tareas o funciones de cada uno, tomar decisiones, motivar y dirigir al personal de la organización.

¿En qué consiste CONTROLAR?

El control consiste en verificar si se cumplió lo que planificamos en la primera etapa y si no fue así, evaluar qué ocurrió, que
hay que cambiar o mejorar. Para controlar vamos a comprobar entonces los resultados de la gestión.

¿Qué significa la RETROALIMENTACION?

Significa que toda la información que reunimos a través del control nos va a servir para corregir acciones en el futuro.

Presupuesto personal, familiar o de una empresa: (Presupuesto Financiero)

¿Qué es un presupuesto?

Se entiende por presupuesto una descripción detallada de los ingresos y gastos que vamos a tener durante un período de
tiempo determinado.

Los presupuestos, por tanto, tenemos que elaborarlos antes de que se produzcan estos ingresos y gastos. Así, si queremos
elaborar un presupuesto para un determinado mes, lo confeccionamos el mes anterior mediante una estimación de los ingresos y
gastos que prevemos se producirán en el mes siguiente.

Antes de elaborar nuestro presupuesto es conveniente hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Sabemos exactamente cuánto dinero nos ingresa y cuánto gastamos cada mes?

• ¿Sabemos en qué gastamos?

• ¿Ahorramos todos los meses o gastamos todo el dinero?

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• Si de pronto tuviéramos que aportar dinero para hacer un regalo a un compañero, ¿contamos con una reserva de dinero para los
gastos imprevistos?

• ¿Nos gastamos todo el dinero?

¿Para qué sirve el presupuesto?

El presupuesto nos sirve para:

• Saber en qué gastamos el dinero.

• Priorizar nuestros gastos.

• Reducir o eliminar nuestras posibles deudas.

• Apartar alguna cantidad todos los meses para ahorrar, teniendo en cuenta nuestros objetivos.

• Acumular un fondo para posibles emergencias o imprevistos que tengamos.

• Vivir dentro de nuestras posibilidades, con la tranquilidad que esto supone.

• Poder hacer previsiones de futuro.

• Llevar un seguimiento y control y así poder ajustarnos a nuestros ingresos.

El presupuesto es la forma más eficaz para sacar todo el partido a nuestro dinero.

Situaciones que pueden presentarse:

EQUILIBRIO DÉFICIT SUPERAVIT

La Información
Para poder entender que significa información tenemos que comenzar por entender que es un dato. Dato es lo que
necesitamos para conocer una cosa, es decir que cuando pedimos los "datos" de "algo" estamos tratando de imaginar ¿cómo es?,
¿cómo funciona?, ¿cuál es su precio?, ¿cuáles son sus características?, etc. Este conjunto de datos constituyen para nosotros
Información. Ej. Si yo quiero saber el estado del tiempo necesito saber varios datos importantes: Temperatura, Humedad, Presión
Atmosférica, Vientos, índice UV, Visibilidad, etc. Este conjunto de datos me da la información del estado del tiempo actual.
Entendiendo que son los datos, podemos llegar a la conclusión que: Podemos decir que información es un conjunto de
datos procesados que se transmite de manera ordenada y de modo entendible para el receptor. Dicho mensaje cambia el estado
de conocimiento ya sea de una persona o de una organización.

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Principales características de la información

En general la información tiene una estructura interna y puede ser calificada según varias características:

▪ Significado (semántica): ¿Qué quiere decir? Del significado extraído de una información, cada individuo evalúa las
consecuencias posibles y adecúa sus actitudes y acciones de manera acorde a las consecuencias previsibles que se deducen del
significado de la información. Esto se refiere a qué reglas debe seguir el individuo o el sistema experto para modificar sus
expectativas futuras sobre cada posible alternativa.
▪ Importancia (relativa al receptor): ¿Trata sobre alguna cuestión importante? La importancia de la información para un
receptor, se referirá a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los individuos. En las modernas sociedades, los
individuos obtienen de los medios de comunicación masiva gran cantidad de información, una gran parte de la misma es poco
importante para ellos, porque altera de manera muy poco significativa la conducta de los individuos.
▪ Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): ¿Es actual o desfasada? En la práctica la vigencia de una información es difícil de
evaluar, ya que en general acceder a una información no permite conocer de inmediato si dicha información tiene o no
vigencia.
▪ Validez (relativa al emisor): ¿El emisor es fiable o puede proporcionar información no válida (falsa)? Esto tiene que ver si los
indicios deben ser considerados en la revaluación de expectativas o deben ser ignorados por no ser indicios fiables.
▪ Valor (activo intangible volátil): ¿Cómo de útil resulta para el destinatario?

Proceso de la información

El proceso comienza con la captación de datos de la realidad en la que se desenvuelven, continúa con su procesamiento y culmina
con la emisión de informes que les permiten tomar decisiones con una menor dosis de incertidumbre.

IMPORTANCIA de la INFORMACION:
Cuanta mejor información
tengamos, menor posibilidad de
equivocarnos en una decisión
tendremos.
La información es básica para la
toma de decisiones. En las organizaciones
es muy importante el manejo de la
misma. Esta permite que los propietarios o dueños, gerentes, jefes de áreas, etc. estén continuamente tomando decisiones
relacionadas con la actividad que desarrollan en la organización a la que pertenecen. Para ellos, disponer de información útil, en el
momento adecuado, consiste en uno de sus recursos más preciados.
La información siempre tiene un destinatario. Puede ser: 1 - Una persona definida, es decir, conocida y determinada. Por
ejemplo, la información que suministra un empleado a su superior. 2 - Una o varias personas a quienes no se conoce. Por ejemplo la
información de los periódicos, revistas, noticieros de radio o televisión es para varios destinatarios indeterminados. 3 - Un grupo. Ej.
Distintos medios de información. Ej.: Libros, manuales (libros o en línea), estudios sobre un tema en particular, etc.

¿Qué es un Sistema de Información?

Es un conjunto ordenado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que procesan datos transformándolos en
información útil para ser utilizada por usuarios internos de la organización (gerentes, dueños, etc.) y para usuarios externos (bancos,
proveedores, etc.) que permitirá la toma de decisiones.
Una parte del sistema de información que maneja una organización es el SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
(Contabilidad). Este sistema toma datos de los DOCUMENTOS COMERCIALES. Luego de ser procesados permite obtener INFORMES
CONTABLES que le servirán para conocer la situación económica y comercial de la organización o empresa.
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La era de la digitalización y las nuevas tecnologías

Por estos días es una constante escuchar hablar, debatir y opinar acerca de cómo los fenómenos de la revolución digital y
de las nuevas tecnologías impactan y cambian nuestras costumbres; de cómo Internet nos permite descubrir y acceder a
oportunidades antes insospechadas, y de cómo avanzamos inexorablemente hacia una auténtica Sociedad de la Información (SI).
Sin embargo estos cambios no se producen de la noche a la mañana, son la evolución natural, constante y sistemática de
acciones de investigación, innovación y desarrollo que se procesan en los más diversos ámbitos y estructuras de la sociedad toda.
Naturalmente esta revolución actual está basada en una serie de componentes y principios que muchas veces escuchamos
o que nosotros mismos mencionamos, pero indiquemos cuales son realmente:

1. La digitalización
2. La computadora u ordenador y la comunicación entre ellas a través de redes locales.
3. El acceso a las grandes redes de información (en particular Internet).
4. La evolución inteligente de los sistemas de procesamiento de información.
5. El valor de la gestión y uso de contenidos digitales.
6. La personalización digital (Páginas Web).

Las computadoras permiten que sea fácil para cualquiera de nosotros manipular información, y procesar grandes
volúmenes de datos, que multiplican por millones la capacidad de almacenar y procesar información.
La integración y comunicación de redes de computadoras de todos los tamaños, han impulsado entre otros los conceptos de
colaboración y trabajo en equipo; y con ello modificado los modelos de trabajo en Instituciones y empresas.
El acceso y el uso de la Internet son un fenómeno tecnológico/social que ha modificado para siempre los paradigmas de
nuestra sociedad y que impacta directamente sobre nuestros roles y costumbres.
El hecho de que la información se encuentre en “formato digital” asegura un alto grado de eficacia, es posible reutilizarla, es
posible modificarla rápidamente, manipularla en busca de un nuevo formato, adaptarla apropiadamente y duplicarla en modo
inagotable. Y más allá de los riesgos de seguridad, privacidad y derechos de autor -que realmente existen- su potencialidad es increíble.

La Digitalización
Digitalizar es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una
serie de valores numéricos. Por ejemplo, la imagen que se manda mediante un fax se digitaliza línea a línea (mediante el escáner que
lleva incorporado). Cada línea se convierte en una combinación de ceros y unos que se transmiten por la línea telefónica. Para esta
conversión suelen utilizarse convertidores analógicos digitales.
¿Por qué digitalizar?

Ventajas de la señal digital

1. La señal digital es más resistente al ruido. La señal digital es menos sensible que la analógica a las interferencias, etc.
2. Ante la pérdida de cierta cantidad de información, la señal digital puede ser reconstruida gracias a los sistemas de
regeneración de señales (usados también para amplificarla, sin introducir distorsión).
3. Facilidad para el procesamiento de la señal. Cualquier operación es fácilmente realizable a través de cualquier software de
edición o procesamiento de señal.
4. La señal digital permite la multi-generación infinita sin pérdidas de calidad. Esta ventaja sólo es aplicable a los formatos de
disco óptico.

Inconvenientes de la señal digital

1. La señal digital requiere mayor ancho de banda para ser transmitida que la analógica.
2. Se necesita una conversión analógica-digital previa y una decodificación posterior, en el momento de la recepción.
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Documentos Comerciales
Luego de haber visto lo que es el sistema de información contable y lo que es la digitalización para tal

fin, debemos considerar que los datos que toma la contabilidad para procesar y obtener informes contables,

los toma de los documentos comerciales.

Los mismos son constancias escritas de las operaciones comerciales (cobros, pagos, ventas y compras).

Los de uso más usual son: ORDEN DE COMPRA, REMITO, FACTURA, TICKET, RECIBO, NOTA DE DEBITO, NOTA

DE CREDITO y CHEQUES.

Funciones que cumplen:

• Función Contable: dejan constancia escrita de las operaciones realizadas; respaldan la exactitud
de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente de Registración).
• Función Jurídica: son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente
(precisan la relación jurídica entre las partes).
• Función de Control: individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones,
estableciendo responsabilidades.
• Función Impositiva: los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio
obligatorios y lo manifestado en las declaraciones juradas, también facilitan la fiscalización que
se realiza mediante las inspecciones.

Emite ORDEN DE COMPRA - Para solicitar mercaderías. Recibe

Recibe REMITO - Conjuntamente con las mercaderías solicitadas. Emite
FACTURA O TIKETS - En la que el vendedor comunica importe y detalle de la
Recibe Emite
COMPRADOR

compra
VENDEDOR
NOTA DE DÉBITO - En la que el vendedor le comunica que ha cargado o
Recibe Emite
debitado un importe en su cuenta, aumentando su deuda.
NOTA DE CRÉDITO - En la que el vendedor le comunica que ha descargado o
Recibe Emite
acreditado un importe en su cuenta, disminuyendo su deuda.
Recibe RECIBO - En el que el vendedor certifica el pago total o parcial de lo adeudado. Emite
Emite PAGARÉ - Haciendo una promesa de pago a una fecha determinada o cierta. Recibe
Emite CHEQUE - Ordenando al banco librado el pago de una suma de dinero. Recibe
RESUMEN DE CUENTA - En la que el vendedor detalla los movimientos de la
Recibe Emite
cuenta corriente (compras, pagos, etc.) y el saldo adeudado.

Nota de crédito Bancaria o boleta de depósito: Para tener constancia de haber depositado dinero u otros valores en su cuenta
corriente del banco. La confecciona el BANCO y la recibe el CLIENTE.

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Características:

• ORDEN DE COMPRA: La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al
vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más. Si el comprador no tiene
talonarios de órdenes de compra, el vendedor hace una NOTA DE PEDIDO. Ambas tienen la misma función.
• FACTURA: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías, indicando
cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Hay varios tipos de facturas, las más comunes son
las de tipo “A”, “B” y “C”.
• TICKET: Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de
contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores
fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP y por ventas a consumidores finales menores o iguales a $ 1000.
• RECIBO: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
• NOTA DE DEBITO: Es la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
• NOTA DE CREDITO: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. (roturas de
mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de
facturación.
• CHEQUE: es una orden pura y simple librada contra un Banco en el cual el librador tiene fondos depositados en su
cuenta o autorización para girar en descubierto. Endoso: significa transferir los derechos de cobro a otra persona
colocando al dorso del cheque apellido y nombre del que transfiere, DNI y su firma. Es un documento bancario.
• PAGARE: es una promesa escrita de pagar una determinada suma de dinero en determinado plazo. Al igual que el
cheque se puede endosar.
• REMITO: es el documento comercial que acompaña las mercaderías que el vendedor le envía al comprador, se
hace por triplicado quedando una copia para el flete o transporte. El comprador, al recibir lo comprado, firma o
"conforma" el duplicado y triplicado y los devuelve al transportista o fletero como constancia de la recepción. Si al
momento del control el cliente detectara faltantes, sobrantes, daños o deterioros en la mercadería recepcionada,
deberán dejar nota de lo observado.
• RESUMEN DE CUENTA: es el estado de la cuenta corriente de un cliente, que se le envía para que sepa cuál fue el
movimiento de su cuenta en determinado período. Puede ser anual, mensual, etc. Si es comercial tiene registrado
todas sus facturas (compras) y todos sus recibos (pagos) y cuánto es lo que está debiendo a la fecha del resumen.

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¿Qué es un ECHEQ?
Es un cheque generado por medios electrónicos que se gestiona directamente desde el Home Banking de Individuos o la
Banca Electrónica de Empresas, ya que es un producto completamente digital.

¿Quiénes pueden operar ECHEQs?

Pueden operar ECHEQs tanto personas físicas como personas jurídicas y en el caso de Jurídicas sólo requiere que operen
por la Banca Electrónica de Empresas de donde son clientes.

¿Qué datos contiene un ECHEQ?

Un ECHEQ contiene los siguientes datos:
- Monto (en números y letras)
- Fecha de emisión
- Fecha de pago
- Datos del emisor/librador del cheque: CUIT/CUIL/CDI y Nombre o Razón Social.
- Datos del beneficiario: CUIT/CUIL/CDI y Nombre o Razón Social (los datos son validados por la AFIP)
- Banco emisor - Número de ECHEQ y CMC7
- Carácter: A LA ORDEN (por disposición del BCRA en esta primera instancia todos los ECHEQs podrán endosarse)
- Detalle de endosantes (en el caso que tuviera).

¿Qué es la fecha de pago?

Es aquella fecha a partir de la cual el ECHEQ se encuentra en condiciones de ser presentado al cobro.

¿Cuál es la fecha de pago máxima y mínima de un ECHEQ?

Pueden emitirse al día o con fecha de pago futura (de pago diferido) con un máximo de 360 días desde la fecha de emisión.

¿Cómo puedo emitir un ECHEQ?

Podrán emitir los titulares que registren una cuenta corriente habilitada y en pesos.

¿A quién le puedo emitir un ECHEQ?

El beneficiario del ECHEQ puede ser una persona física o persona jurídica, que debe estar bancarizada. Los ECHEQs se
emiten a favor de una CUIT, CUIL o CDI, que se valida contra la AFIP. Como la gestión es completamente digital, el
beneficiario tiene que operar mediante su Banca Electrónica de Empresas o Home Banking ya sea persona jurídica o física
para poder gestionarlo.

¿Un ECHEQ puede endosarse?

En esta primera instancia, el BCRA definió que sólo se emitirán ECHEQs “a la orden” es decir que podrán endosarse,
siempre que la entidad bancaria tenga disponible este servicio. Podrá tener un máximo de 100 endosos por ECHEQ,
permitiéndole al beneficiario poder visualizar el detalle de los endosos antes de aceptarlo. El endoso también debe
realizarse contra un CUIT, CUIL o CDI y el beneficiario tiene que estar bancarizado para poder gestionarlo.

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