INTRODUCCIN

El objetivo del trabajo es lograr identificar sus problemas tanto relacionales como comunicacionales, para luego, proponer alternativas de solucin, todo esto basndonos en un estudio previo de la organizacin.

CARACTERIZACIN DE LOR ARTICULOS DE LA ORGANIZACIN

POLITICA
Nuestra organizacin cuenta con un gran grupo humano con valores slidos y objetivos claros, lo cual nos permite implementar cada vez nuevas estrategias que permitan satisfacer las necesidades de nuestra nica razn de ser: NUESTROS CLIENTES.

CULTURA
La inversin realizada por HALEMA no slo se centra en la infraestructura, sino que tambin se ha puesto un especial nfasis en el campo profesional para contar con un adecuado equipo de profesionales de primer nivel con experiencia y manejo de los sistemas de control de calidad ms rigurosos que se exigen en la actualidad.

MISIN
Garantizar a nuestros clientes un abastecimiento continuo, precios competitivos y servicios de calidad; as mismo satisfacer las necesidades de afiliacin, seguridad, autoestima y autorrealizacin de nuestros socios internos, ya que ambos son los principales pilares para sostener el crecimiento continuo de nuestra organizacin y los activos ms importantes que tenemos, convencindolos de que somos socios a travs de valores ticos y morales sostenidos en el tiempo.

VISIN
Nacimos para ser una empresa slida y de vanguardia en la importacin de productos crnicos congelados desarrollando estndares de alta calidad satisfaciendo las necesidades alimenticias de nuestros clientes.

VALORES Trabajo en equipo Responsabilidad Honestidad Compromiso

FODA

GENERAL
FORTALEZA 23 aos de experiencia nico en prestar servicio de frigorfico, transporte y comercializacin de productos crnicos. Control de calidad eficiente DEBILIDADES No cuenta con un rea de RRPP ni menos con un especialista. Cargos otorgados por confianza no por competencia.

OPORTUNIDADES
Per es parte del Mercosur TLC con EEUU ASIPAR

AMENAZAS Problemas con los proveedores. Cambios en la polticas gubernamentales.

RELACIONAL
Fortaleza
Aplican incentivos econmicos a los trabajadores as como las capacitaciones. Se realizan almuerzos y cenas en diferentes festividades. Felicitan a sus clientes dndoles algn presente ( lapiceros, agendas, etc) La puntualidad es lo que predomina. ASIPAR.

Oportunidades
Tiene los medios suficientes para crear un rea de RRPP Miembro de ASIPAR Certificado HACCAP otorgado por DIGESA.

Debilidades

Amenazas

Problemas con el producto y en el control de Todas las areas realizan RRPP. calidad. No hay especialista en RRPP. Problemas con el transporte. Recarga de trabajo en las dems areas. Hay burocracia, una queja pasa por diferentes procesos.

COMUNICACIONAL
Fortaleza
Se est empleando la comunicacin simtrica. Hay una frecuente comunicacin, ayuda a mantener la interaccin. Pblicos externos: los jefes de ventas se encargan de comunicarse con ellos constantemente.

Oportunidades
Peridico mural, podra ser explotado al mximo. Uso de mejores tecnologas para comunicarse con las sucursales.

Debilidades

Amenazas

Robo de equipos. Boletn en proceso y Peridico Mural no capta Poco inters de los trabajadores hacia el la atencin de los trabajadores. peridico mural. Comunicacin con las sucursales no es optima.

MODELO DEL ESQUEMA GENERAL DEL MOF

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la institucin. OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas (de manera general) con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.

ANLISIS DE LA SITUACIN

Enfoque Cientfico

nfasis en recompensas materiales Burocracia para control en la organizacin. Sin embargo, falla por la desorganizacin en las funciones. Comunicacin simtrica y menos vertical.

Enfoque Humanista

Incentivos sociales por logro de metas. Satisfaccin de las necesidades de los trabajadores y la interaccin entre los miembros de iguales niveles jerrquicos.
Tanto HALEMA como su competencia tienen la misma amenaza.

Enfoque de Sistemas

Regulado por ASIPAR Y DIGESA Grupos de inters que luego se convierte en grupo de presin.

Encuestas

RELACIONAL

DIMENSION CONTROL MUTUO

OBJETIVO Medir los niveles de Control Mutuo entre HALEMA y la parte administrativa de la empresa, a cargo de su exclusivamente de s personal administrativo.

PREGUNTAS 1.- HALEMA ha tomado con ptima manera las ideas que han propuesto? 2.- Est siendo correcta la relacin con HALEMA para resolver los problemas?

COMPROMISO

Determinar el nivel de compromiso entre HALEMA y la parte administrativa (personal)

CONFIANZA

Medir el grado de confianza entre HALEMA y la parte administrativa.

3.- Estara de acuerdo en apoyar a HALEMA sin necesidad de una remuneracin? 4.- HALEMA siempre cumple con las promesas? 5.- HALEMA le ha ofrecido diferentes oportunidades? 6.- HALEMA llega a cumplir las metas establecidas que se propone?

SATISFACCIN

Determinar el grado de aceptacin de 7.- HALEMA le ofrece mucho ms que HALEMA por parte del personal administrativo. otra empresa del mismo rubro?

RESULTADOS

Dimensiones

Bajos

NIVELES DE CALIDAD DE LAS RELACIONES Medio Alto

Total

+
Control mutuo Compromiso Satisfaccin Confianza Total 5 8 2

%
62.5% 100% 25%

+
8 3

%
100% 37.5% 37.5% 100% 62.5% 50% 55.36%

+
8 8 8 8 8 8 8 8

%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

3 3 4 1.43

37.5% 37.5 50% 17.86%

2.14

26.78%

3 8 5 4 27.57

CONTROL MUTUO

COMPROMISO

CONFIANZA

SATISFACCIN

Medio - Alto

Medio - Bajo

Alto

Medio - Alto

COMUNICACIONAL
Segn David Berlo
OBJETIVO PREGUNTAS Actitudes: La actitud hacia s mismo o auto Los informes presentados en el peridico mural siempre percepcin; la actitud hacia el tema que se trata o son de mi inters. mensaje, y la actitud hacia el receptor. Siempre que recibo alguna llamada de atencin, escrita o De la FUENTE y formal, permanezco en calma y no respondo. el RECEPTOR Conocimiento: Nivel de conocimiento que posee la Siempre entiendo de qu trata la informacin que se fuente tanto con respecto al tema de su mensaje muestra en el peridico mural. como al proceso de comunicacin en s mismo. Cdigo: Smbolos que pueden ser estructurados de El lenguaje con el que se comunican conmigo en esta manera que posean significado. empresa es siempre simple y comprensible Contenido: Material del mensaje que es La informacin presentada en el peridico mural es siempre seleccionado por la fuente para expresar su propsito. verdica Tratamiento: Se refiere al orden y estilo del mensaje. Me gusta la manera en la que est presentado y /u organizado el peridico mural DIMENSION

Del MENSAJE

Del CANAL

El canal es definido como los sentidos a travs de los Creo que el peridico mural es suficiente para que me cuales un decodificador receptor puede percibir el entere de las novedades dentro de la empresa mensaje transmitido por la fuente encodificadora.

RESULTADOS
Dimensiones NIVELES DE CALIDAD DE LAS COMUNICACIONES Bajos Medio Alto Total

+
De la Fuente y/o Receptor 11

%
47.82%

+
5

%
21.73%

+
7

%
30.43%

+
23

%
100%

0
14 Del Mensaje 10 2 23 Del Canal Total

0%
60.86% 43.47% 8.69% 100%

1
4 12 18 0

4.34%
17.09% 52.17% 78.26% 0%

22
5 1 3 0

95.64%
21.73% 4.34% 13.04% 0%

23
23 23 23 23

100%
100% 100% 100% 100%

15
10.71

65.21%
46.58%

0
5.71

0%
24.79%

8
6.57

34.78%
28.56%
CANAL

23
23

100%
100%

FUENTE/ RECEPTOR

MENSAJE

Alto

Bajo

Bajo

IDENTIFICACIN DE LOS PUBLICOS

ANLISIS
1.-HALEMA cumple la funcin de importar y expender crnicos, tanto a Lima como en sus sucursales de provincias. Podramos decir, que abastece a la sociedad de carne para su consumo. Otra funcin que realiza, es el alquiler de frigorficos para la conservacin de carnes en general. 2.- HALEMA pertenece a la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados. Es el primer eslabn de la cadena de importacin y comercio de carne. 3.- Las organizaciones que regulan el comportamiento de HALEMA son la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados y DIGESA, porque regulan tanto los mtodos que debe usar HALEMA para importar sus productos como la calidad de estos. Al mismo tiempo estas toman en cuenta las medidas de seguridad que debe tomar HALEMA al momento de almacenar y mover la mercadera debido a su naturaleza. 4.- HALEMA comprende los siguientes subsistemas: Gerencia de Logstica. Gerencia de Finanzas y Administracin. Gerencia de Ventas. Gerencia de Produccin. Las funciones asignadas son cumplidas por los subsistemas, rganos, de la organizacin. Se observa sin embargo, que las funciones que se asign a la jefatura de Recursos Humanos y Gerencia de Ventas incluyen tambin, algunas que son propias de un rgano autnomo de RR.PP 5.- Aparte de las ya mencionadas, tiene una relacin con algunos restaurantes, supermercados (Plaza vea), instituciones y hoteles a quienes distribuye sus productos. Tambin depende de sus proveedores como San Fernando. 6.- Los medios de comunicacin no influyen en HALEMA, ya que esta no es participe de una comunicacin con ellos. A la vez, no les es necesario entablar relacin porque se sienten a gusto con la comunicacin y relacin con sus pblicos externos. Para establecer que es lo que quieren, hacen una investigacin para relacionarse con ellos. En lo que refiere a las organizaciones que regulan su comportamiento, todo se comunica mediante el rea de RR.PP de las mismas organizaciones 7.- HALEMA se rige por cuatro valores principales: Trabajo en equipo: Siempre lo ponemos en prctica para el desarrollo de nuestro trabajo. Responsabilidad: En todas las metas que nos trazamos. Honestidad: Es parte de cada uno de nosotros. Compromiso: Con todos nuestros clientes.
En base a ello se da el cumplimiento de los cdigos de conducta. A la vez, HALEMA logra cumplir con ellos por la fidelizacin y compromiso que ha logrado por parte de sus trabajadores.

DESCRPCIN DE LOS PBLICOS

PBLICOS EXTERNOS

PBLICOS INTERNOS
Zona de produccin
Zona administrativa

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA

1 PBLICO ESTRATGICO ADMINISTRATIVO Hay una falencia en el rea de RR.PP, pues no hay una jefatura que se encargue de la relacin y comunicacin netamente. Esto provoca el desorden pues son las dems reas las que cubren estas funciones, pero al no ser su especialidad incurren en errores que muchas veces tambin son provocados por el exceso de trabajo. Eso significa que tienen funciones que no les son propias. 2 PBLICO ESTRATGICOS OBREROS: En lo que respecta al peridico mural, este no cumple con la funcin que debera. No logra captar la atencin de los trabajadores debido a que pasa desapercibido y as no llega a cumplir su objetivo que es hacer llegar el mensaje que se quiere dar. Por ende, el pblico no est totalmente al tanto de las decisiones de HALEMA y llega a enterarse mediante otras fuentes (rumores) que muchas veces manipulan el mensaje causando conflictos.

OBJETIVOS DE RR.PP

OBJETIVOS GENERALES: Elevar el nivel de fluidez de comunicacin de HALEMA con los pblicos estratgicos (obreros y personal administrativo). Elevar el nivel de calidad de las relaciones que mantiene HALEMA con su pblico interno, obrero y personal administrativo especficamente. Asesorar a las distintas gerencias de la organizacin en sus funciones, pues se encuentra sobre carga de trabajo en las distintas reas a raz de la ausencia. OBJETIVOS ESPECFICOS: Aumentar el inters del peridico mural.

ESTRATEGIAS/ TCTICAS DE RR.PP

ESTRATEGIAS Crear un departamento de RRPP. Abrir jefaturas de apoyo en las sucursales. Reestructurar el peridico mural. TCTICAS Tener una reunin con los accionistas y directorio para exponer los problemas que se podran solucionar con la creacin de la oficina de RR.PP. Modificar el MOF. Explicar los beneficios que se asegurara en las sucursales. Campaa para un peridico mural adecuado.
Atraer ms la atencin utilizando colores mucho ms llamativos y que jueguen con el logo de HALEMA. Charlas introductorias para todos los trabajadores Organizar grupos por cada mes, encargados de la actualizacin del peridico. A un mediano plazo, implementar esta campaa en todas las sucursales. A largo plazo, implementar un boletn que salga cada mes o cada 15 das.

CRONOGRAMA

Fecha
8 de setiembre 13 de setiembre 15 de setiembre 18 de setiembre 19 de setiembre 20 de setiembre 22 de setiembre 24 de setiembre 03 de noviembre 03 de diciembre 10 de marzo 13 de marzo 14 de junio 05 de diciembre

Actividad
1era visita a HALEMA. Entrevista con el Jefe de RRHH y el Jefe de ventas Recepcin del Organigrama de la organizacin 2da visita a HALEMA Inicio de la redaccin de FODA y MOF de la empresa Determinacin de los problemas encontrados entre la empresa y sus pbicos. Inicio del anlisis. 3era visita. Reunin para seleccionar las propuestas de solucin. Aplicacin de encuestas. Tabulacin y conteo de los resultados de las encuestas. Comienzo de la preproduccin de la campaa de relanzamiento del Peridico mural. Relanzamiento del Peridico mural 2011 Medicin de impacto de la campaa. Encuesta-Focus Group. Medicin de impacto de la campaa. Presentacin del proyecto de creacin de rgano de RRPP. Focus Grous- Encuestas. Medicin del impacto de apertura de RRPP. 2012

27 de enero 27 de febrero

Restructuracin en el MOF incluyendo a RR.PP Implementacin del rgano de RR.PP en las sucursales.

2014
02 de enero 02 de agosto 2015 03 marzo Inicio de la preproduccin del Boletn Informativo. Lanzamiento del Boletn Informativo. Focus Group-Encuesta. Impacto del lanzamiento del boletn

PRESUPUESTO

MODALIDAD Pasajes

DESCRIPCIN Para investigacin: S/100 Para viajes a sucursales: S/1500 Para prximas investigaciones: S/300

TOTAL S/1900.00

Papelera:

Peridico mural: S/15.000 Copias-Impresiones: S/1010 Papeles Varios (afiches): S/1000 Los que debemos realizar para completar investigacin/Analizar Campaas: S/1000 Los que sirven para determinar objetivos: S/1000

S/17,010.00

Focus Group:

S/2000.00

Boletn

Distribucin Lima y Sucursales: S/10.000 Impresin y Diseo: S/20.000

S/30,000.00

Eventos para Lanzamiento:

Preproduccin: Produccin: S/10.000 Total

S/15.000

S/25,000.00 S/ 72,010.00

ANEXOS

ORGANIGRAMA

Gerente general

Asistente de Gerencia General Relaciones Pblicas

Gerente de Logistica

Gerente Financiero Administrativo

Gerente de Ventas

Gerente de Produccin

RESTRUCTURACIN

Relaciones Pblicas

Secretaria

Prensa

Eventos

Ceremoniales Protocolos

Comunicacin

Interno

Externo

Interno

Externo

EVALUACIN

Con la implementacin de la oficina de relaciones pblicas se pudo reorganizar el MOF y establecer las relaciones especficas para cada organizacin eliminando el exceso de trabajo. Al tener resultados ptimos con la nueva gerencia de Relaciones Pblicas se decidi implementar en las sucursales varias jefaturas, obteniendo en un largo plazo la mejora en su produccin, relacin y comunicacin con sus pblicos. Con el lanzamiento del nuevo peridico mural con ms secciones, oportunidades, llamativos, actualizaciones y mucho ms grande se logra llamar la atencin del Pblico interno y as mejor el nivel de comunicacin pues los mensajes iban indirectamente desde la gerencia hacia los obreros mediante un canal directo y confiable, evitando los rumores. Ms adelante, se implement el boletn informativo HALEMA que contiene las noticias mensuales ms importantes que permite al pblico estar enterado de la organizacin y sus avances.