FORMATION BPM ET BPMN

AGENDA

• Qu’est ce qu’un processus ?

• Qu’est ce que le BPM ?
• Les rôles au sein du BPM
• Niveaux de processus
• BPMN – Symboles et exemples de flux
• Liens utiles
• Exercices

2
QU’EST CE QU’UN PROCESSUS ?
 QU’EST CE QU’UN PROCESSUS ?

• Ensemble d'activités ordonnées logiquement et consécutives

• qui est exécuter de façon répétitive
• pour atteindre un ou plusieurs buts
• qui est déclenché par un/des évènements
• qui transforment des éléments d’entrée (inputs) en éléments de
sortie (outputs)
• à destination de bénéficiaires (interne ou externe)
• en y apportant une valeur ajoutée

4
QU’EST CE QU’UN PROCESSUS ?

5
 QU’EST CE QU’UN PROCESSUS ?

Tous les jours nous suivons des processus sans même le savoir
tant dans notre vie privée que dans notre vie professionnelle

Pourriez vous m’en citez ?

• Recette de cuisine
• Amener les enfants à l’école
•…

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 QU’EST CE QU’UN PROCESSUS ?
“end-to-end”

Une succession logique

Une propriété
d’activités liées entre
claire
elles et répétitives
Propriétaire

Processus
Activités
Moments de
Client / Déclencheur décision Résultat Client /
bénéficiaire bénéficiaire

Résultat destiné à
Ressources Un résultat concret
un client interne ou
utilisées et mesurable
externe
Ressources

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QU’EST CE QUE LE BPM?
 POURQUOI LE BPM?

Un environnement en
Contrat d’Adminisration
évolution constante
• Sur Mesure ; • Lois et réglementations
• Collaboration ; • Demandes des
• Intelligence ; clients/citoyens/sociétés
• Performance ; • Progrès technologiques
•…

Amélioration continue des processus

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 LE CYCLE BPM
Procesmap
Processus Contrôle
Interne
AS IS
Description
Implémentation

Gestion et
monitoring
Diagnostic

Préparer
l’implementation
Amélioration des
processus
Re-concevoir
• MCT
To Be
• Lean
Contrôle
• Benchmarking
Interne
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LES RÔLES AU SEIN DU BPM
 LES RÔLES AU SEIN DU BPM – PROPRIÉTAIRE ET GESTIONNAIRE(S)
DE PROCESSUS

• Travail orienté résultat

• Diriger une mise en œuvre optimale du processus dans son ensemble (end-to-end)
• Une responsabilité claire pour la conception du processus pour que les résultats
escomptés soient atteints

Propriétaire Gestionnaire

Un par processus
Un ou plusieurs
Vision globale (stratégique) des
processus
Day-to-day
End-to-end

12
 LES RÔLES AU SEIN DU BPM
PROPRIÉTAIRE ET GESTIONNAIRE(S) DE PROCESSUS

Processus Spécifiques Processus Transversal

Résultat du processus se trouve Et/ou le résultat du processus se

au maximum une fois à produit à plusieurs endroits dans
l’intérieur de l’organisation l’organisation

Le processus reste dans une Et/ou le processus traverse

Administration Générale ou plusieurs Administration
Service d’Encadrement Générale ou Service
spécifique d’Encadrement

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 LES RÔLES AU SEIN DU BPM – CSC BPM

• Coordination Stratégique et Communication (CSC)

• Au sein des services du Président
• 5 Domaines de compétences
• Stratégie
• Processus
• Projets
• Communication
• Architecture d’Entreprise

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 LES RÔLES AU SEIN DU BPM – CSC ET COC BPM

• CSC BPM
• Cellule BPM
• Coordination des processus du SPF Finances
• Gestion de l’outil de modélisation des processus, Soutien des cellules COC-BPM pour la
modélisation, …
• Modélisation des processus des Services du Président
• COC (Coordination Opérationnelle et Communication) BPM
• Coordination des processus de leurs AG/SE
• Modélisation des processus de leurs AG/SE
→ Soutien des Propriétaires et Gestionnaires de processus.

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NIVEAUX DE PROCESSUS
 COMMENT DÉCRIRE UN PROCESSUS

• Recueillir l’information

Déroulement du
processus

17
 DIAGRAMME DE TORTUE

• 1ère familiarisation avec le processus

• Contexte du processus
• Définition des inputs et outputs
• Objectifs du processus
• Une information claire sur une seule page
→ Base pour ensuite modéliser

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 DIAGRAMME DE TORTUE

Règle Objectifs

Quelles sont les conditions Que veulent les parties prenantes

préalables et les limites du au processus?
Evénement de processus? Y a-t-il des Parties prenantes
départ réglementations/lois qui sont
Quel évènement fait importantes pour le processus? Qui sont les personnes
démarrer le intéressées par le
processus? processus?

Titre :

Inputs Quelles activités sont effectuées? Outputs

Matières premières. Quel est le résultat du processus?

Quelles matières premières vont Quels sont les produits/services
être transformées au moyen des livrés par le processus?
activités en output?

Lieu Acteurs/exécuteurs Moyen Evénement de fin

Où sont effectuées les Qui exécute les activités? Quel Avec quoi sont effectuées les Quel est l’evénement
activités? service, fonction,…exécutent les activités? Quelles applications, qui termine le
activités? documents consultés, rapports…? processus?

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 NIVEAUX
Strategie en
Uitvoering Monitoring
planning

Primaire Processen
Functionele processen Fiscaliteit, Douane & Accijnzen
en Invordering Inning Functionele processen Patrimoniumdocumentatie Functionele processen Thesaurie
14. Bewaren en
13. Opstellen en
1. Verzamelen, beheren 9. Afsluiting en bijwerken van 15. Leveren van 101.Bijzonder
verlijden van een 102. Dematerisatie 103.Faillissementen
persoonlijke gegevens verificatie patrimoniumdocumentati patrimonium informatie beschermingsfonds
authentieke akte
e

7. Ontvangsten 8. Uitgaven 11. Verwerven, beheren

12. Waarderen van 16. Behandelen van 52. Beheerscontrole
en vervreemden van 104. Grootboek 106. Slapende
goederen onenigheden 105. Mutaties
goederen modernisering rekeningen

5. Berekenen schuld,
2. Verzamelen, beheren 6. Acties op de fiscale 10. Vorderen van
tegoed financieel risico’s
fiscale gegevens balans rechten
of recht terugbetaling 107. Boekhouding in 108. Boekhouding 109. Automatisering
DCK Muntfonds schatkistvooruitzichten

3. Verzamelen, beheren
701. Verzameling en 700. Creatie van een
pre-arrival gegevens &
120. Data quality uitwisseling van pool aan partners
aangiften
aanvragen 140. Solidaire
borgstellingen

4. Vergunningen

Sturende processen Processen voor specifieke verwerking Fiscaliteit, Douane & Accijnzen, BBI, Invorderingen en Patrimoniumdocumentatie

18. Bepalen controle 20. Nazicht fiscale

17. Risicobeheer 19. Selectie controle
aanpak situatie

21. Administratieve en
Boekhoudkundige
controle

22. Mobiel toezicht

24. Zaakbehandeling 25.Dossierbehandeling

23. Inputbeheer Fraude
Farude Fraude

27. Bepalen 28. Voorstel voor 30. Bewarende

29. Borgtochten 31. Invordering
Invorderingsaanpak invorderingsacties maatregelen

Procesmap (Niveau 1)

Ce que l’on fait

48. Strategie en
planning 34. Algemene
Interacties

Ondersteunende processen
Ondersteunende processen Fiscaliteit

112. Business beheer 114. Administratieve

110. Geschillen 111. Opsporingen
van applicaties ondersteuning

Personeels- en Ondersteunende processen D&A

Budget en boekhouding Make and Operate ICT Logistiek
organisatieontwikkeling
79. Beheren van een gebouw:
55. Evalyate, Direct and 56. Align, Plan and 65. HRM Facility Management,
125. Marketing 128. Laboratorium 132. Interne audit
62. Begroting Administratief & operationeel
80. Fleetmanagement
Monitor Organise Personeelsplan
beheer van een gebouw

81. Uitvoeren van

63. Va, nestelling tot 58. Deliver, Service and 59. Monitor, Evaluate 83. Aankoop - 126. Nationale &
66. HRO Carrière werkorders: Fedopress, 133. Behandelen van
betaling Support ans Access Overeenkomst internationale 129. Handhaving
vertalingen, Scanning overtredingen
Douanesamenwerking

67. HRO Opleiding en

64. Financiële 57. Build, Acquire and 39. Levering en 130. Beheersing
ontwikkeling 127. Intelligence 134? Crisismanagement
rapportering & analyse implement distributie automatisering

Info- en
Expertise & ondersteuning Processen SCC/OCC Diensten Voorzitter
kennisbeheer

45. Extern advies & 85. juridische 87. Opmaken adviezen

41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes ondersteuning 89. Infotheek 100. Projectbeheer 77. Preventie en
medewerking en verslagen 97. Communicatie 91. IAM/Privacy
(PMFin) bescherming

36. Beheer van 37. Beheer 38. Operationele 88. Kwantitatieve

86. Beheer van data 78. Kennismanagement 93. Transversale
controlemodellen invorderingsmodellen expertise analyse 98. BPM 92. Klachtenbeheer 54. Interne controle
dossieropvolging

Bloc d’activités (Niveau 2)

Comment peut-on le

Activités (Niveau 3)
(business)
faire

Procédures (Niveau 4)
 NIVEAU 1

• Cartographie des processus est divisée en 3 catégories

Processus clés Processus de soutien Processus de Management

• Tâches essentielles de • Soutien des processus • Processus concernant la

l’organisation clés planification, le controle
• Service ou produit pour • Client interne et
un client externe l’évaluation/ajustement
de l’organisation

21
 NIVEAU 1

• Panorama des processus du SPF Finances

• Panorama des processus par AG/SE (overview des processus AG/SE est
disponible via l’organigramme)

22
 NIVEAU 2

• Vue générale du déroulement du processus

• Différentes phases du processus
• (Sous-)Blocs d'activités

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 NIVEAU 3

• BPMN 2.0
• Business Proces Model and Notation
• Méthode de représentation standard
Organisatieonderdeel 1

OK?
OK
Activiteit Activiteit Activiteit

niet OK
AA yy

Organisatieonderdeel 2

informatie informatie
gevraagd ontvangen

Activiteit
externe partij

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 NIVEAU 3

• BPMN
• Une notation graphique permettant de visualiser et de modéliser des processus.
• développée par un panel d’experts (BPMI)
• Utilisé depuis Novembre 2002
• Notation choisie par le SPF Finances
• Avantages du BPMN
• Peut être utilisé dans tout type d’organisation
• Pour modéliser tout type de processus
• Pour une lecture et une analyse simples des schémas de processus

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 NIVEAU 4

• Instructions de travail
• Il décrit l’ensemble des tâches qui constituent une activité
• Guide pratique pour les collaborateurs pour être performant dans leurs
tâches quotidiennes.

26
 COMMENT ÊTRE LISIBLE ?

• Processus = +/- 80 % des cas (happy flow)

27
 QUIZ

• https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=pAjAZmW1qU
mTycHmTK0uESwenKIGfRxHnZWyOLnekjZUMk5KVUhYOEFMT1U5QVV
NUVU0UE1SVFI3TS4u
BPMN – SYMBOLES ET EXEMPLES
 BPMN - SYMBOLES

• 4 catégories d’objets

30
 BPMN – SYMBOLES - EVENTS
Start Intermediate End
Catch Throw
Plain event:

Message event:
Recevoir/Envoyer un message
Timer event:
dépend d’un événement
temporel (journalier, trimestriel
…)
Conditional event:
dépend de la réalisation d’une
condition(< - 5° C, …)
Link events:
Représentation d’un flux de
séquence altrnatif/discontinu 31
31
BPMN – SYMBOLES - EVENTS

32
 BPMN - SYMBOLES

• 4 catégories d’objets

33
 BPMN – SYMBOLES - ACTIVITÉS

• Un ensemble de tâches
• qui se déroule toujours dans un ordre chronologique (et sans interruption)
• Effectué par la même personne ou fonction
• Et au même endroit
→Peut être regroupé en une seule et même activité

• Nom d’une activité

• Verbe + substantif
• “Effectuer le contrôle” et non “contrôle effectué”

34
 BPMN - SYMBOLES

• 4 catégories d’objets

35
BPMN – SYMBOLES - GATEWAYS
Nom Symbole
Gateway Parallèle

Gateway Exclusif

Gateway Inclusif

Gateway Event-based

Gateway vide

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 BPMN – SYMBOLES – GATEWAY PARALLÈLE

• Les flux qui partent doivent tous être suivis.

• En cas de regroupement (parallèle), tous les flux doivent être terminés.
• Gateway Parallèle = Gateway ET

37
 BPMN – SYMBOLES – GATEWAY EXCLUSIF

• Un seul et unique flux doit être suivi

• Gateway Exclusif = Gateway OU

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 BPMN – SYMBOLES – GATEWAY INCLUSIF

• Un ou plusieurs flux qui partent peuvent être suivis

• En cas de regroupement (inclusif), tous les flux choisis doivent être
terminés
• Gateway Inclusif = Gateway ET/OU

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 BPMN – SYMBOLES – GATEWAY EVENT-BASED

• Le chemin à suivre dépend de l’événement qui se déroulera le premier

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 BPMN – SYMBOLES – GATEWAY VIDE

• Ce gateway permet de regrouper plusieurs flux.

41
 BPMN - SYMBOLES

• 4 catégories d’objets

42
 BPMN – SYMBOLES – POOLS ET LANES

• Qui fait quoi ?

Organisatieonderdeel 1

OK?
OK
Activiteit Activiteit Activiteit

niet OK
AA yy

Organisatieonderdeel 2

informatie informatie
gevraagd ontvangen

Activiteit
externe partij

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 QUIZ

• https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=pAjAZmW1qU
mTycHmTK0uESwenKIGfRxHnZWyOLnekjZUN1hXVFlUNFo1OEIwSVBB
RzVUSjVPOFoyVi4u
LIENS UTILES
 LIENS UTILES

• Page Intranet : Support au travail/Processus de travail

• E-learning
• Consultation des processus + Demo
• Via ARIS Publisher
• Via l’intranet Processus (à partir de 2020 les processus seront aussi disponibles ici)

46
EXERCICES
 DIAGRAMME DE TORTUE
• Exercice Diagramme de Tortue : Ranger les éléments suivants dans le
diagramme de tortue fourni :
• Analyser la demande • Envoyer réponse et mise à jour de registre
• Application A44 • Etablir proposition de réponse
• Approuver réponse • Expert
• Attestation A11 délivrée • La réponse a été transférée
• Attribuer la demande • L'attestation a été délivrée
• Bruxelles • Les données de la demande de l'attestation A11
• Chef du département ABCD • Livraison rapide des attestations A11
• Citoyen • Note de service interne N12
• Collaborateur administratif • Recevoir et enregistrer la demande
• Demande d'attestation A11 reçue • Registre R101
• Direction • Registre R101 complété
• Directive européenne EU 87/999 • Réponse par refus
• Service personnalisé
• Société
• Traitement correct de la demande
• Traitement efficient de la demande
 DIAGRAMME DE TORTUE

Règle Objectifs

Quelles sont les conditions Que veulent les parties prenantes

préalables et les limites du au processus?
Evénement de processus? Y a-t-il des Parties prenantes
départ réglementations/lois qui sont
Quel évènement fait importantes pour le processus? Qui sont les personnes
démarrer le intéressées par le
processus? processus?

Titre :

Inputs Quelles activités sont effectuées? Outputs

Matières premières. Quel est le résultat du processus?

Quelles matières premières vont Quels sont les produits/services
être transformées au moyen des livrés par le processus?
activités en output?

Lieu Acteurs/exécuteurs Moyen Evénement de fin

Où sont effectuées les Qui exécute les activités? Quel Avec quoi sont effectuées les Quel est l’evénement
activités? service, fonction,…exécutent les activités? Quelles applications, qui termine le
activités? documents consultés, rapports…? processus?

49
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Information préalable :
• Chaque exercice est toujours un processus complet qui commence par au moins un start
event et qui se termine par au moins un end event
• Les exercices se basent souvent sur les exercices précédents
• Ne modélisez que ce qui est mentionné dans la description

• Contexte général des exercices :

• Traitement des eaux SA est une société qui a pour mission la gestion des voies d’eau et
de toutes les constructions qui y sont liées (ponts, écluses, canaux…). L’organisation
comprend 3 départements : Administratif, Eaux et Construction.
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Exercice de modélisation 1 :

Une commune rédige une demande écrite à la société Traitement des

eaux SA pour la construction d’un nouveau pont. Après que la demande ait
été enregistrée, on vérifie si le dossier est bien complet.
Si le dossier est incomplet, une demande d’informations complémentaires
est envoyée à la commune. Après que les informations complémentaires
sont reçues, on vérifie de nouveau si le dossier est complet.
Lorsque le dossier est complet, une décision sur la recevabilité de la
demande est prise.
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Exercice de modélisation 2 :
Une commune rédige une demande écrite à la société Traitement des eaux SA
pour la construction d’un nouveau pont.
Cette demande est enregistrée.
Ensuite,
• la demande est inscrite à l’agenda du chef de division.
• on vérifie si le dossier est bien complet. Si le dossier est incomplet, une
demande d’informations complémentaires est envoyée à la commune. Après
que les informations complémentaires sont reçues, on vérifie de nouveau si le
dossier est complet.
Lorsque le dossier est inscrit à l‘agenda du chef de division et qu’il est complet,
une décision sur la recevabilité de la demande est prise.
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Exercice de modélisation 3 :
Une commune rédige une demande écrite à la société Traitement des eaux SA
pour la construction d’un nouveau pont.
La demande est enregistrée. Après que la demande ait été enregistrée, le
dossier doit être complété. Ensuite, une enquête relative à la recevabilité de la
demande démarre .
Après quoi, il est possible de demander un avis au service juridique et / ou
d’organiser une concertation avec le management.
Après cela, on peut décider de la recevabilité de la demande.
Si le dossier est recevable, il est transmis au département Construction et la
décision est en même temps communiquée à la commune. Si le dossier est jugé
irrecevable, seule la commune en est avertie.
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Exercice de modélisation 4 (avec Pools et Lanes) :

Tous les 5 ans une maintenance du Pont est necessaire.
Le chef du Département Construction constitue un groupe de Projet.
L’ingénieur projet demande des informations à la commune. Dès que les
informations sont reçues par l’ingénieur, celui-ci peut établir son plan
d’approche.
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Exercice de modélisation 5 (avec Pools et Lanes) - partie 1 :

Une commune rédige une demande écrite à la société Traitement des
eaux SA pour la construction d’un nouveau pont.
La demande est enregistrée par le collaborateur administratif. Ensuite,
celui-ci va compléter le dossier (en collaboration avec la commune).
Ensuite, le chef de département administratif va démarrer une enquête
relative à la recevabilité de la demande.
Après quoi, il est possible de demander un avis au service juridique et / ou
d’organiser une concertation avec le management. Dans le cadre d’ une
concertation avec le management, le chef du département administratif
se concerte à propos de la demande et avec le chef du département
construction et avec le chef du département Eaux.
 BPMN – SYMBOLES - EXERCICES

• Exercice de modélisation 5 (avec Pools et Lanes) - partie 2 :

Une fois l’avis du service juridique et/ou du management reçu, le chef du
département administratif peut décider de la recevabilité de la demande.
Si la demande n’est pas recevable, le collaborateur administratif
communique à la commune la décision.
Si la demande est recevable, le chef du département administratif
transmet la mission au Département Construction et le collaborateur
administratif communique à la commune la décision.