LAPORAN MANAJERIAL (MANAGERIAL REPORT) 1.

Sistem Pelaporan Menurut pengertin yang umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. Seorang ahli inggris memberikan definisi dan penjelasan yang berikut: A report is a written document produced as a result of procedures undertaken to reveal in information. The word report is derived from the Latin prefic re-, which means back and from the Latin word portare, which means to carry. A report, therefore, is something which is brought or carried back. Somebody is sent to make an inquiry and comes back carrying the answer. In present-day English, the word has come to imply that what is brought or carried back is factual information. (Suatu laporan adalah sebuah dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosefur yang dijalankan untuk mengungkapkan informasi. Perkataan report diturunkan dari awalan Latin re- yang berarti kembali, dan dari perkataan Latin portare yang berarti mengangkut. Suatu laporan dengan demikian adalah sesuatu yang dibawa atau diangkut kembali. Seseorang telah dikirim untuk membuat suatu penyelidikan dan datang kembali mengangkut jawaban. Dalam bahasa inggris dewasa ini, perkataan itu telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah informasi faktawi.) Dalam arti yang paling dasar, dokumen adalah sebuah naskah tertulis yang memuat fakta-fakta sebagai kesaksian mengenal kenyataan sesuatu hal. Dengan demikian, menurut intinya laporan merupakan keterangan atau information yang dihimpun, diolah, dan disajikan secara tertulis. Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan itu dapat berupa: a. Pengamatan (untuk suatu jangka waktu dan dengan peralatan tertentu) b. Penyelidikan (dengan bertanya, mencatat, dan membandingkan sumber-sumber informasi). c. Studi (dengan membaca dokumen dan bertukar pikiran). Hal tertentu yng menjadi isi sesuatu informasi faktawi dapat mengenai apa saja, sedang informasi itu dapat disajikan untuk keperluan sesuatu lingkungan apa pun. Misalnya keterangan tentang suatu segi hukum untuk keperluan proses pengadilan atau informasi tentang anak didik untuk keperluan penyelenggaraan pengajaran. Di antara berbagai informasi itu terdapat suatu jenis keterangan yang menyangkut urusan-urusan dalam sesuatu organisasi untuk keperluan pimpinannya. Dokumen yang memuat jenis keterangan ini lazim digolongkan sebagai laporan manajerial (managerial report). Sebagai penegasan dapatlah dirumuskan bahwa laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan suatu urusan tertentu dalam lingkungan sesuatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi itu membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan. Tujuan umum setiap laporan manajerial ialah menyampaikan informasi dalam lingkungan suatu organisasi . penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur tetap dalam organisasi atau berdasarkan sesuatu penugasan dari pimpinan organisasi. Misalnya laporan teratur setiap bulan mengenai banyaknya pemakaian bensin untuk selurug kendaraan bermotor kantor atau laporan yang ditugaskan oleh pimpinan pabrik mengenai hal-ikhwal kebakaran yang terjadi di salah satu gudang.

Pentingnya suatu sistem pelaporan manajerial dinyatakan oleh Prof. C. L. Littlefield demikian: Sebuah sistem pelaporan adalah amat penting bagi sesuatu sistem informasi manajemen, tetapi khususnya bagi suatu management terdesentralisasi yang bertanggung jawab. Desentralisasi mengharuskan pelimpahan wewenang dan penugasan tanggung jawab ke bawah dalam tingkat jenjang organisasi agar supaya melancarkan pelaksanaan kerja yang efesien dan efektif pada semua titik. Sebagai akibatnya, setiap pejabat pimpinan, pengawas, atau mandor adalah seorang manajer seorang manajer yang bertanggung jawab untuk hasil-hasil dalam lingkungan pelaksanaan tugasnya sendiri. Secara logis disimpulkan selanjutnya bahwa setiap manajer bukan saja seyogiyanya, melainkan harus melapor mengenai pelaksanaan-pelaksanaan kerja itu dalam perusahaan yang untuknya ia telah meneri,a tanggung jawab dan wewenang. Dalam perkembangan terakhir pada badan-badan usaha modern di luar negeri, sistem pembuatan laporan manajerial dikaitkan dengan peningkatan terwujudnya manajemen berdasarkan tujuan (management by objectives). Hal ini ditegaskan oleh Littlefield sebagai berikut: Pada hakekatnya, tujuan pelaporan manajerial ialah mengambangkan konsep manajemen berdasarkan tujuan. Manajemen dalam suatu organisasi terdesentralisasi harus berjalan dalam kaitan dengan tujuan-tujuan, ukuran baku, dan anggaran-anggaran, tidak dalam kaitan dengan pengawasan dari atas. Manajemen berdasarkan tujuan melibatkan kedua-duanya laporan perencanaan dan laporan kontrol. Laporan-laporan perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran pokok bagi suatu satuan organisasi; laporan-laporan kontrol menilai kemajuan yang sedang berjalan dalam kaitan dengan laporan-laporan perencanaan. Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai suatu hal tetentu kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri khusus yang perlu terdapat pada laporan demikian itu untuk membedakannya dengan naskah tertulis lainnya ialah: a. Mengandung semua fakta yang bertalian. b. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan. c. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri. d. Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta. e. Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan. Setiap laporan manajerial hanya mengungkapkan fakta-fakta yang relevan. Fakta adalah sesuatu peristiwa yang nyata terjadi atau suatu keadaan yang sungguh ada dan dapat dicatat tanpa pertentangan di antara para pengamat yang bersangkutan. Laporan manajerial perlu mengungkapkan seluruh fakta yang bertalian dengan hal yang dilaporkan secara obyektif tanpa penyerongan atau pemihakan dari pembuat laporan. Berdasarkan fakta-fakta itu pimpinan organisasi dapat membuat keputusan dan melakukan tindakan dengan bertumpu pada dasardasar yang kuat atau pertimbangan-pertimbangan yang beralasan. Tujuan akhir setiap laporan ialah tiba pada sesuatu penyelesaian atau kejelasan mengenai hal yang dilaporkan. Oleh karena itu, laporan manajerial perlu menyajikan kesimpulan atau saran tertentu dari pembuat laporan kepada pimpinan organisasi berdasarkan fakta-fakta yang disajikan. Oleh karena laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang memberi kesaksian fakta-fakta yang relevan untuk keputusan/tindakan dalam sesuatu organisasi, laporan itu hendaknya

menampilkan diri dalam suatu bentuk, yaitu pengaturan dari bagian-bagiannya yang tampak ke luar sebagai wujud tersendiri. Dalam setiap laporan manajerial, fakta-fakta harus diungkapkan demi fakta-fakta itu sendiri dan bukan untuk menunjukkan kebolehan atau selera penulis laporan dalam penggunaan bahasa. Dengan demikian, gaya tulis atau style laporan perlu sesuai dengan fakta-fakta dan tidak ditekankan pada cara-cara penyajian. Akhirnya, ciri suatu laporan manajerial menyangkut perwajahannya sebagai suatu naskah untuk keperluan organisasi yang menunjukkan kesungguhan kerja sehingga perlu misalnya diketik secara rapi, dihahit secara kuat, atau disampuh secara anggun dan bukannya ditempeli coratcoret gambar atau foto bintang filem. Suatu laporan manajerial yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat mengenai mutu yang berikut: a. Kecermatan (Accuracy) Suatu laporan manajerial dapat berakibat keputusan pimpinan dan tindakan perubahan yang berpengarih besar terhadap perkembangan organisasi selanjutnya. Oleh karena itu, sebuah laporan manajerial harus memuat data yang cermat. Data adalah butir-butir informasi yang dihimpun sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dan bertalian dengan hal nyata yang perlu disampaikan. b. Ketepatan waktu (Timeliness) Sebuat laporan manajerial harus mengindahkan faltor waktu yang meliputi penyampaina laporan pada saat yang tepat, kesempatan pemanfaatannya pada waktu yang dibutuhkan, sedang datanya berlaku dalam rangka keadaan sekarang yang sedang berjalan. c. Kemadaian (Adequacy) Sebuah laporan manajerial harus berisi informasi yang memadai dalam volumenya dan lengkap mengenai berbagai segi cakupannya. d. Kesederhanaan (Simplicity) Sebuah laporan manajerial harus dapat pula menyederhanakan persoalan dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak menyajikan informasi dengan berbagai istilah teknis yang sulut, dan memudahkan pemahaman pimpinan organisasi dengan sarana yang cocok seperti misalnya peringkasan uraian, penonjolah kesimpulan/rekomendasi, atau penggambaran bagan. e. Kejelasan (Clarity) Laporan manajerial sebagai suatu macam tulisan juga harus dikarang dengan bahasa tulis yang jelas. Penyajiannya juga perlu ringkas dan gaya tulisnya tepat, karena pimpinan organisasi yang senantiasa sibuk dengan bermacam-macam tigas tidak dapat bersusah payah dan berkepanjangan lama membaca setiap laporan yang dibuat.

Macam laporan manajerial sesungguhnya tidak terbatas, terutama kalau ditinjau dari segi pokok soalnya. Tetapi, untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan pemahaman, para ahli ilmu administrasi perkantoran (office management) lazim mengadakan penggolongan dalam beberapa kelompok laporan. Salah satu penggolongan yang dianut ialan dari C. L. Littlefield dan dua rekannya. Mereka membeda-bedakan segenap laporan manajerial dalam tiga golongan berdasarkan tujuan, waktu, dan gaya tulis yang masing-masing mencakup dua kelompok sebagai berikut:

A. Penggolongan menurut tujuan (purpose) 1. Laporan perencanaan (planning report) 2. Laporan pengendalian (control report) B. Penggolongan menurut waktu (timing) 1. Laporan berkala (periode report) 2. Laporan khusus (special report C. Penggolongan menurut gaya tulis (style) 1. Laporan resmi (formal report) 2. Laporan tak resmi (informal report) Perencanaan adalah segenap rangkaian aktivitas menentukan hal-hal yang harus dilaksanakan dan cara-caranya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Laporan perencanaan merupakan sebuah dokumen yang mengikuti proses perencanaan itu dan menetapkan tujuan pokok atau hasil kerja sesuatu satuan organisasi. Misalnya laporan yang bertalian dengan penyusunan anggaran keuangan atau target penjualan hasil produksi. Pengendalian adalah segenap rangkaian aktivitas memeriksa, mencocokkan, dan mengusahakan agar berbagai perkerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang diharapkan. Laporan pengendalian merupakan sebuah dokumen yang terlibat dalam proses kontrol itu dan menggambarkan pelaksanaan kerja (performance) yang telah berlangsung. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang dapat dilaporkan misalnya ialah kepegawaian, produktivitas, efesiensi tenaga kerja, mutu produksi, dan pengeluaran biaya. Laporan berkala adalah suatu jenis laporan yang dibuat secara terus-menerus menurut suatu jangka waktu tertentu untuk menggambarkan perkembangan organisasi dalam hal-hal tertentu. Laporan ini sering berbentuk laporan pengendalian. Laporan khusus adalah suatu jenis laporan mengenai sesutau hal yang tidak berulang atau tidak dapat diduga dan ditugaskan oleh pimpinan organisasi untuk melakukan sesuatu tindakan di waktu mendatang. Faktor ketepatan waktu sering menonjol dan dapat berbentuk laporan perencanaan. Laporan formal merupakan sebuah dokumen resmi yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur organisasi pada berbagai jenjang untuk keberesan administrasi atau pertumbuhan sesuatu satuan pekerjaan, sedang laporan informal tidak melibatkan dokumen resmi dalam organisasi dan biasanya terkandung dalam sesuatu nota pribadi atau memo pejabat tanpa bentuk tertentu.