RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 16 JAKARTA

KOMPETENSI KEAHLIAN
: OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
MATA PELAJARAN : KEARSIPAN
SEMESTER : 1
KELAS : X
KOMPETENSI DASAR : 3.3 Menerapkan Penggunaan Peralatan Kearsipan
4.3 Menggunakan Peralatan Kearsipan Sesuai
Fungsinya
MATERI POKOK : Definisi Peralatan Kearsipan
Macam-Macam Peralatan Kearsipan
Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan
Cara Penggunaan Peralatan Kearsipan
ALOKASI WAKTU : 2 X 4 JP (@ 45 menit)
PERTEMUAN KE : 4 dan 5

A. Kompetensi Inti (KI)

KI.3 Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan

faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan
lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik,
detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga,
sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.

KI.4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan

prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan
bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di
bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan
standar kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif,

kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan,

gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan
“RPP_KERASIPAN_XAP” 63 | 89
 tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. Kompetensi Dasar (KD)

3.3 Menerapkan Penggunaan Peralatan Kearsipan
4.3 Menggunakan Peralatan Kearsipan Sesuai Fungsinya
C. Indikator Pencapaian Kompetensi (IPK)
3.3.1. Menjelaskan pengertian peralatan kearsipan
3.3.2. Menguraikan macam-macam peralatan kearsipan
3.3.3. Mengidentifikasi kriteria pemilihan peralatan kearsipan
3.3.4. Mengemukakan cara penggunaan peralatan kearsipan
4.3.1. Menunjukan peralatan-peralatan kerasipan dengan tepat sesuai dengan fungsi
penggunaannya
4.3.2. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan
4.3.3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan
D.Tujuan Pembelajaran

Melalui diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat :

1. Menjelaskan pengertian peralatan kearsipan dengan cermat dan benar

2. Menguraikan macam-macam peralatan kearsipan dengan cermat dan benar
3 Mengidentifikasi kriteria pemilihan peralatan kearsipan dengan benar
4 Mengemukakan cara penggunaan peralatan kearsipan dengan benar
Disediakan peralatan LCD, laptop dan ATK , peserta didik dapat mempresentasikan dengan
percaya diri;
5. Menunjukan peralatan-peralatan kerasipan dengan tepat sesuai dengan fungsi
penggunaannya dengan benar
6. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan dengan benar
7. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan
dengan benar
E. Materi Pembelajaran
1. Pengertian Peralatan Kearsipan
2. Macam-macam peralatan kearsipan
3. Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan
4. Cara Penggunaan Peralatan Kearsipan

“RPP_KERASIPAN_XAP” 64 | 89
 (Terlampir)

F. Pendekatan, Model, dan Metode

Pendekatan berfikir : Scientific Learning

Model Pembelajaran : Discovery Learning
Metode Pembelajaran : Presentasi, diskusi, tanya jawab dan praktek.

G. Kegiatan Pembelajaran
1. Pertemuan Ke – 4
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik 10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati 155
(Stimulation); Menit
 Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan pengertian
peralatan kearsipan dan macam-macam
peralatan kearsipan.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar pengertian peralatan kearsipan
dan macam-macam peralatan kearsipan.
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
 Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement)
menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara

“RPP_KERASIPAN_XAP” 65 | 89
 lain:
 Pengertian peralatan kearsipan
 Macam-macam peralatan kearsipan.

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

Collection)  Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi pengertian peralatan
kearsipan dan macam-macam peralatan
kearsipan.
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi.
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi pengertian peralatan
kearsipan dan macam-macam peralatan
kearsipan.
D. Pembuktian (verification) Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan
(generalization)
 Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain

“RPP_KERASIPAN_XAP” 66 | 89
 mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas
 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai definisi pengertian
peralatan kearsipan dan macam-macam
peralatan kearsipan.

3. Penutup (15 menit)

1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi pengertian
peralatan kearsipan dan macam-macam peralatan kearsipan.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil
pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 67 | 89
 2. Pertemuan Ke - 5
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik 10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);
 Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan kriteria
pemilihan peralatan kearsipan, cara
penggunaan peralatan kearsipan.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar kriteria pemilihan peralatan
kearsipan, cara penggunaan peralatan
kearsipan.
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan 155
dengan gambar yang ditampilkan Menit
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari.

B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
 Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement)
menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Kriteria pemilihan peralatan kearsipan
 Cara penggunaan peralatan kearsipan.
C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

“RPP_KERASIPAN_XAP” 68 | 89
 Collection)  Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan
disajikan.
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi penggunaan kriteria
pemilihan peralatan kearsipan, cara
penggunaan peralatan kearsipan.
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi kriteria pemilihan
peralatan kearsipan, cara penggunaan
peralatan kearsipan.
D. Pembuktian (verification) Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.

E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan

(generalization)
 Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.

 Setiap peserta didik /kelompok lain

mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas

 Peserta didik membuat kesimpulan materi

“RPP_KERASIPAN_XAP” 69 | 89
 pembelajaran dengan dibantu guru

 Guru memberikan tugas mandiri membuat

kesimpulan mengenai kriteria pemilihan
peralatan kearsipan, cara penggunaan
peralatan kearsipan.

3. Penutup (15 menit)

1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi kriteria pemilihan
peralatan kearsipan, cara penggunaan peralatan kearsipan.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

H. Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar

Alat dan media pembelajaran : LCD, Laptop, whiteboard, bahan tayang (PPT)
Sumber belajar :
1. Anggrawati, Dewi. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan SMK. Bandung. Penerbit
ARMICO Bandung.
2. Endang R, Sri dkk. 2009. Mdul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK
dan MAK. Jakarta : Erlangga.
3. Serta sumber lainnya

I. Penilaian Hasil Belajar

a. Teknik : Non Test dan Test
b. Bentuk :
 Penilaian pengetahuan : Tes tertulis uraian

 Penilaian keterampilan : Presentasi

PENILAIAN PENGETAHUAN
“RPP_KERASIPAN_XAP” 70 | 89
 ESSAY URAIAN
KISI-KISI SOAL

KD 3.3  Menjelaskan  Definisi  Peserta Uraia 1 1. Jelaskan

Menerapkan pengertian peralatan didik n pengertian
penggunaan peralatan kearsipan dapat peralatan
peralatan kearsipan menjelask kearsipan!
kearsipan an definisi
peralatan
kearsipan
 Menyebutkan  Fungsi  Peserta Uraia 2 2. Sebutkan
fungsi peralatan didik n fungsi
peralatan arsip dapat peralatan
kearsipan menyebut kearsipan!
kan
fungsi
peralatan
kearsipan
 Menyebutkan  Macam-  Peserta Uraia 3 3. Sebutkan
macam- macam didik n macam-
macam peralatan dapat macam
peralatan kearsipan menyebut peralatan
kearsipan kan kearsipan
peralatan
kearsipan
 Menyebutkan  Jenis-jenis  Peserta Uraia 4 4. Sebutkan dan
jenis-jenis sarana dan didik n jelaskan
map arsip prasarana dapat jenis-jenis
kantor. Menjelas sarana dan
kan jenis- prasarana!
jenis
sarana
dan
prasarana
kantor.
 Menjelaskan  Kriteria  Peserta Uraia 5 5. Sebutkan
Kriteria pemilihan didik n kriteria
pemilihan peralatan dapat peralatan
peralatan kearsipan menyebut kearsipan!
kearsipan kan
kriteria
pemilihan
peralatan
kearsipan.

KUNCI JAWABAN

“RPP_KERASIPAN_XAP” 71 | 89
 1. Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena
dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik,
dan sebagainya.
2. Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
- Sebagai sarana penyimpanan arsip
- Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan dibidang kearsipan
- Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
3. Filling cabinet, Rotary Filling (Alat Penyimpanan Berputar), Lemari arsip, Rak Arsip,
map arsip, Ordner, Guide, HH Stapler, preforator, numenator dan lain sebagainya
4. Stopmap Folio, Map Snelhecter, Folder dan Hanging folder

5. Menurut Amsyah (2001:178) kriteria pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:

 Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat,
komposisi fisik, dan nilainya.
 Frekuensi penggunaan arsip.
 Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
 Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
 Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasan.
 Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
 Bentuk organisasi
 Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai

1. Nilai 4 : Jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : Jika Jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : Jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 : Jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban
Contoh Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian 1 Nilai
“RPP_KERASIPAN_XAP” 72 | 89
 3.3.1 1 100
3.3.2 2 100
3.3.2 3 100 Nilai Perolehan KD pengetahuan : rerata dari
3.4.2 4 100 nilai IPK
3.5.3 5 100

NILAI = Skor Perolehan X 100

100

500/5 = 100 skor perolehan

PENILAIAN KETERAMPILAN
 4.3. Menggunakan Peralatan Kearsipan Sesuai Fungsinya
Keterampilan  Portofolio  Penyelesaian tugas  Daftar cek atau skala Terlampir
(baik individu penilaian (rating
maupun kelompok) scale) yang
 Saat diskusi dilengkapi rubrik
Keterangan :

Poin Keterangan Aspek Yang Dinilai

t Materi Tampilan Kelengkapan Kemampuan presenter
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

Keterangan Aspek Yang Dinilai

Point Kelengkapan Isi Kerapihan /Kebersihan Tulisan
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

“RPP_KERASIPAN_XAP” 73 | 89
  Remidial
Diberikan kepada siswa yang belum mencapai nilai KKM atau belum tuntas pada
remidial akan diberikan pendalaman materi yang belum tuntas di luar jam
pelajaran.
 Pengayaan
Diberikan kepada siswa yang memiliki nilai terbaik (sudah tuntas) pada pengayaan
akan diberikan materi yang ditingkatkannya lebih tinggi/lebih sukar.

Jakarta, Juli 2018

Guru Mata Pelajaran Mahasiswa PKM

Sri Indriawati Erika Amelia

NIP.196712151992032005 NIM.8105151939

Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 16

Suswati, M.Pd
NIP.196510191991032007

“RPP_KERASIPAN_XAP” 74 | 89
 PERALATAN ARSIP

A. Pengertian Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun)
karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi,
plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
- Sebagai sarana penyimpanan arsip
- Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan dibidang kearsipan
- Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara
maksimaL. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga
istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan
lateral.
1) Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada
rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2) Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
3) Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping

B. Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1. Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang
lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal)
berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih
bersifat aktif.
Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke
dalam folder atau folder gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci
sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan
“RPP_KERASIPAN_XAP” 75 | 89
 dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang
terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat
merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang
disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-
40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di
pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.
Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena
lebih kuat.

Filling Cabinet

2. Rotary Filling (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan
yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 76 | 89
 Rotary Filling Cabinet

3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu
yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip
dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal)
dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.

Lemari Arsip

4. Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan
kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip
sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk
menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi
ataupun kayu.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 77 | 89
 Rak Arsip

5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip.
Arsip yang disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada
bebeapa macam-macam jenis map :

 Stopmap Folio
Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

Stop Map
 Map Snelhecter
Yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai
daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip
yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan
arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi
dengan menggunakan perforator.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 78 | 89
 Snelhecter

 Folder
Yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya
untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara
vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan
judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.
 Hanging folder
Yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang
pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

Hanging Folder

6. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara
lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 79 | 89
 Ordner
7. Guide
Yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:
1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda
atau indeks (pengelompokan) arsip.
2. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya.
Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet,
atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map
snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika
arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka
badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip
kecil maka ukuran guide juga kecil.
Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :
 Guide pertama
 Guide kedua
 Guide ketiga

Guide

8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya
“RPP_KERASIPAN_XAP” 80 | 89
 mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat
dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap
kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan
stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang
bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan
cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

 Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10
lembar kertas.
 Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20
lembar kertas.
 Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih
dari 20 lembar kertas.

Stapler

9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan
tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga
diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah
sebagai berikut :
 Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
 Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh
batas tepi perorator.
 Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 81 | 89
 Perforator

10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut:
1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6
digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri
lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat
pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara
menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan
kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sbb:
 Beri tinta pada bantalan huruf numerator
 Atur nomor awal
 Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

Numerator

11. Kotak/box

“RPP_KERASIPAN_XAP” 82 | 89
 Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu
disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip
(lateral berderet kesamping).

Kotak/Box

12. Alat sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima,
diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir
mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan
sebagainya.

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa
diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan
berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu
diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

Label
14. Tickler file
“RPP_KERASIPAN_XAP” 83 | 89
 Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.namun demikian, tickle
file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan.
Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

15. Cardex

Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini
terbuat dari bahan besi baja dan kayu.

Cardex
16. Rak/ laci kartu

Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari
kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

“RPP_KERASIPAN_XAP” 84 | 89
 17. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan
sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung
denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan
data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari

segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan
teknologi yang juga semakin berkembang.

Alat Penyimpanan Khusus

C. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan

1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat
dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat tentang :

“RPP_KERASIPAN_XAP” 85 | 89
  Judul/ caption
 Nomor surat
 Hal surat
 Tanggal surat
 Kode surat
 Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem

penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak
digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad.
Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila
petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan
dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan.
Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan
sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis.

Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/

subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks.
Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui
tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat
langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui
(tidak ingat), maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu
mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan
arsip tersebut.

Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip
tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu
dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan
menggunakan sistem abjad (alfabetis).

2. Kartu tunjuk silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip
selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk
silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi

“RPP_KERASIPAN_XAP” 86 | 89
 untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada
tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5
cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal
ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja ,
waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang
berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan.

Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk
silanya antara lain sebagai berikut:

Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

 Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-
sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya
 Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan
ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Indeks bagian atas : Lim, Lim Tek

Indeks bagian bawah : Ted, Halim

Kode : Te

 Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal.

Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat
disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI.

Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen
lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci
filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan
kartu tunjuk silang.

3. Lembar pinjam arsip

“RPP_KERASIPAN_XAP” 87 | 89
 Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk
mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip
antara lain sebagai berikut :
- Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
- Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian
arsip yang dipinjam.
- Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
- Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak
dikembalikan.
- Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut :

1. Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam,

sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
2. Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.
3. Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file
sebagai bahan ingatan.

Contoh Format Lembar Pinjam Arsip : bisa search gambar di internet

4. Map pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan
seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)dan
menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.

5. Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

No Tanggal Penyimpanan Judul Surat Nomor surat Tanggal Surat Hal Surat Keterangan
PT Garuda Perjanijian
001 2 september 2013 011.GA.VIII.13 30 agustus 2013
Pratama kerjasama
Bambang 15 September Lamaran
002 20 September 2013 123/A/X/13
Adiwaluyo 2013 pekerjaan

“RPP_KERASIPAN_XAP” 88 | 89
D. KRITERIA PEMILIHAN PERALATAN KEARSIPAN
Peralatan kearsipan yang dimiliki oleh Kantor Pelayanan Pajak Palembang Ilir Barat adalah
peralatan yang sudah cukup memadai dan menunjang aktivitas penyimpanan arsip. Dalam
pemilihan peralatan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Menurut Amsyah (2001:178) kriteria
pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik,
dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

“RPP_KERASIPAN_XAP” 89 | 89