Arsip KD 4
Arsip KD 4
Arsip KD 4
G. Kegiatan Pembelajaran
1. Pertemuan Ke – 6
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik 10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati 155
(Stimulation); Menit
Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan tahap-tahap
penanganan surat masuk.
Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar tahap-tahap penanganan surat
masuk.
Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement)
menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
Tahap-tahap penanganan surat masuk.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 92 | 113
C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi
Collection)
Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi tahap-tahap penanganan surat
masuk.
Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi tahap-tahap
penanganan surat masuk.
D. Pembuktian (verification) Menalar
Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 94 | 113
2. Pertemuan Ke - 7
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
10
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);
Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan pengurusan
surat masuk sistem buku agenda dan kartu
kendali.
Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar pengurusan surat masuk sistem
kartu kendali.
Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
155
Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari. Menit
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
Pengurusan surat masuk sistem buku
agenda
Pengurusan surat masuk sistem kartu
kendali.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 96 | 113
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.
Alat dan media pembelajaran : LCD, Laptop, whiteboard, bahan tayang (PPT)
Sumber belajar :
1. Syamsul Anwar, 1999. Kearsipan (Jilid 1). Bandung: Titian Ilmu
PENILAIAN PENGETAHUAN
ESSAY URAIAN
KISI-KISI SOAL
KUNCI JAWABAN
1. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat
masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk
maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail
clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 98 | 113
3. Istilah-istilahnya yaitu:
a) Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu
tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
b) Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus
sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
c) Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
d) Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian
isi surat masuk yang bersangkutan
e) Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat
konsep surat
f) Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak
untuk membuat surat yang akan dikirimkan
g) Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab
meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
h) Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat
pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
- Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa
- Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar
2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 99 | 113
1. Nilai 4 : Jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : Jika Jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : Jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 : Jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban
Contoh Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian 1 Nilai
3.4.1 1 100
3.4.2 2 100
3.4.2 3 100 Nilai Perolehan KD pengetahuan : rerata dari
3.4.3 4 100 nilai IPK
3.4.3 5 100
PENILAIAN KETERAMPILAN
4.4. Melakukan Pengurusan Surat Masuk
Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat
masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris
(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar
selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut
verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang
akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya
masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk
membuat konsep surat
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 103 | 113
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah
tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung
jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh
pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah
dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku
agenda tersebut
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian
depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).
Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh
resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip,
Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada
surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir,
merekalah yang sering kali menerima surat.
b. Penyortiran Surat
Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan
jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.
Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi
keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.
e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda
yang membantu pembaca surat
f. Mencacat surat dalam buku agenda
Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan
untuk membubuhkan disposisi pimpinan.
d. Pengarahan Surat
f. Unit Pengolah
Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran
disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat
sudah diterima.
Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan
disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.
Contoh:
Penyimpanan Surat
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat
lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut
akan menimbulkan kesulitan.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka
ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua
surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan
lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau
suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai
dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan,
asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan
selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya,
serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara
lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat
penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti
segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang
penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa
menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas
pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau
petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan
dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau
memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan
kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
h. Pengarahan Surat
Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti
kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah
(pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan
tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah
menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.
i. Unit Pengolah
Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran
disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat
sudah diterima.
Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan
disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.
6. Penyimpanan Surat