Comunicacion
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Comunicacion
Unidad 1
Comunicación interna
Objetivos
Contenidos
Este nuevo rol funcional tuvo su aval teórico cuando, en esa misma época,
académicos y estudiosos de las ciencias sociales lograron identificar las
raíces diversas y múltiples de la CI, las que tendrían su origen en la teoría
de la comunicación (comunicación organizacional), la teoría del
comportamiento humano, la psicología laboral, la sociología y las relaciones
humanas.
En esta fase primaria, que se extiende hasta los primeros años de los
noventa, la gestión formal se focalizó en difundir verticalmente información
de sólo tres tipos:
laboral (condiciones de trabajo y salarios),
operativa (lo que se debe hacer y cómo hacerlo) y
organizacional (políticas, normativas, historia y cultura interna).
El objetivo era promover y desarrollar una relación fluida entre las personas
y facilitar la circulación e intercambio de información entre todos los niveles
de la institución.
Durante todo el primer decenio del siglo XXI, tanto en Estados Unidos,
Europa y Latinoamérica, la comunicación interna camina hacia la
consolidación, como disciplina instituciónrial, en términos de crecimiento,
evolución funcional e influencia estratégica.
¿Cómo lo logra?
A través de un método, la planificación estratégica comunicacional
(diagnóstico, táctica, plan de acciones, seguimiento y evaluación); una
forma, la implementación simultánea en tres dimensiones de acción
(estratégica –gerentes-, operativa –jefes y equipos- y funcional –
comunicadores-); y gracias al uso combinado de herramientas tradicionales
y de vanguardia: medios digitales, escritos, audiovisuales (revistas
impresas y electrónicas, Intranet, Newsletters, blogs, wikis, podcasts,
canales de TV internos); acciones masivas, grupales e interpersonales
(programas de desayunos y reuniones estratégicas, encuentros de
comunicación, visitas de gerentes, etc.); capacitaciones en CI a gerentes,
jefaturas y comunicadores (programas de coaching, seminarios, talleres y
cursos); y mediciones generales y específicas (encuestas masivas,
diagnósticos, cascadas de comunicación, etc.).
La acción director será tanto más efectivos cuanto más acertada sea la
determinación de los públicos a los cuales haya de ser dirigido.
Tal determinación está íntimamente condicionada a la naturaleza de la
institución y cualquiera que ésta sea, habrá dos grandes grupos de
públicos, uno en su campo interno y otro en su campo externo.
Todos aquellos grupos sociales vinculados a la institución con los que tiene
o puede tener que ver, tales como clientes empleaos o accionistas y con el
público en general.
Diferenciación:
Publicidad-------------Target de la campaña
Lo primero que hay que señalar es que para poder llevar a cabo unas
estrategias que mejoren la comunicación interna se deben disponer de los
resultados de una evaluación de clima laboral. Vamos a dar por supuesto
que el clima laboral es, a priori, positivo, o cuando menos, que no sufre una
serie de defectos importantes. Si el clima laboral no es positivo, no tendrá
efecto poner en marcha una política de comunicación interna; conviene, por
lo tanto, hacer un juicio crítico serio sobre esta cuestión en cada uno de las
escuelas
Para que los miembros de la organización participen activamente en un
plan de comunicación interna, deben darse tres condiciones básicas:
1. Que los docentes y auxiliares confíen en los directivos, no sólo a nivel de
relaciones laborales, sino que los consideren como interlocutores válidos
para intercambiar la información necesaria para llevar adelante las tareas
que se tengan que realizar.
2. Que los docentes y auxiliares tengan capacidad para tomar decisiones
en su nivel de responsabilidad, con lo cual, el colaborador se sentirá útil, se
creará un sentimiento de respeto a su capacidad y se logrará una
satisfacción en cuanto a sentirse partícipe de los éxitos de la organización.
3. Que los docentes y auxiliares tengan la creencia de que sus opiniones
serán escuchadas. Si el personal considera que sus comentarios o
sugerencias serán tenidas en cuenta por la dirección, se generará una
corriente de comunicación “hacia arriba” y una mayor participación.
Barreras fisiológicas.
De este tipo son las que impiden emitir o recibir con claridad y precisión un
mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o receptor. Tales
defectos pueden afectar a cualquiera de los sentidos.
Barreras físicas.
Barreras administrativas.
1. Proyecto institucional
El proyecto institucional sirve como instrumento para mostrar el proyecto
docente, la escuela, sus características más relevantes, el equipo, la
historia, las ventajas competitivas.
Debe ser el resultado de consultas, ideas y propuestas. Los equipos
pueden dar consejos acertados. Cuanta más participación en la recogida de
ideas, mejor resultados se obtendrá, pensando más bien en matices que lo
puedan enriquecer. Si la escuela cambia, el prpoyecto debe cambiar, es
decir, debe ser el “espejo” de la institución. El que es y hacia dónde va..
2. Manual de bienvenida
¿Cómo fue tu primer día de trabajo en la escuela? ¿Recuerdas si te dieron
toda la información que necesitabas? ¿Descubriste zonas de la escuela que
no conocías?
El manual de bienvenida debe servir para introducir y orientar al nuevo
personal, ya sea personal docente / no docente. Debe mostrar lo que es la
escuela hoy en día y todo lo que se ha comentado en la entrevista de
selección para dar a conocer lo que es el colegio. El tono ha de ser cordial y
motivador. Un plano de la escuela ayuda a orientarse en los primeros días y
la estructura organizativa permite conocer mejor los equipos. El manual de
bienvenida puede entregarlo el director de la escuela, para darle el máximo
de relevancia.
En cuanto a la forma, pueden ser unas páginas de texto impresas con lo
más relevante y no hace falta que sea un folleto de imprenta. Ideas,
propuestas y temas para mejorar el anterior deben venir de los diferentes
equipos.
Es muy importante que el documento esté siempre actualizado.
3. Tablón de anuncios
4. Circulares
Se trata de una actividad que ha de estar muy bien preparada. Para ello, a
la hora de su diseño y elaboración, es fundamental contar con todos los
equipos. Aunque sea una actividad “externa”, el objetivo es informar a los
padres para convencerles del proyecto docente y lograr aumento de nuevas
matrículas, y su éxito dependerá de su organización previa: su contenido y
elaboración es “interna”. Siguiendo la dinámica del boca-boca, quienes
mejor podrán hablar de la escuela son los actuales padres y los antiguos
alumnos; por esa razón hay que comunicar bien lo que va a tener lugar
para que se logre convocar a amigos y conocidos de los padres, ex-
alumnos y profesores.
6. Buzón de sugerencias
7. Revista de la escuela
8. Redes sociales
9. Intranet
La intranet permite contacto directo con todos los públicos, en nuestro caso
los padres y los profesores. Si funciona es muy efectivo y genera un canal
de comunicación eficaz.
Llevará tiempo hasta que la gran mayoría, especialmente los padres, se
hayan habituado a consultarlo. Un tema a tener en cuenta: repetirán si,
efectivamente, cumple las expectativas en cuanto a cantidad y calidad de
información.
Antes de ponerlo en marcha hay que informar y motivar, creando un
ambiente favorable. Llevará tiempo hasta que se consolide; por eso, es
necesario crear la necesidad e insistir en su uso y consulta continuada.
Mover a los padres a utilizarla, remitir los temas a la intranet: “lo que
estamos hablando está en la intranet”. Consultarlo permite ganar tiempo y
que los profesores no tengan que repetir lo mismo a los padres. Como
tienden a hacer todo tipo de preguntas a la entrada o salida de clase,
especialmente en inicial y primaria, los profesores pueden tener unas
sencillos tutoriales donde se explica el modo de acceder a la intranet, y de
paso, aparece un mensaje diciendo que es voluntad de la escuela el
generar una buena comunicación con los padres, y que esa es la razón
para consultar la intranet.
Resulta una herramienta útil y barata.
10. Mensajes a teléfonos móviles, SMS
Todo el mundo tiene teléfono móvil. Enviar mensajes es una acción directa
y 100% efectiva. Conviene no saturar con mensajes “sms”. Ha de
reservarse exclusivamente para ocasiones que la urgencia lo justifique. Los
mensajes no permiten textos largos, por eso hay que saber concentrar y
definir bien lo que se desea comunicar.
Para que no sea una acción costosa, conviene consultar precios con
proveedores de mensajes masivos.
Los mensajes deben de ir firmados, pues muchos no tendrán el número
guardado en su agenda y no sabrán quién lo envía. Es posible que se
reciban contestaciones al mensaje, así que conviene tenerlo en cuenta para
responderlos o no, o bien remitir al teléfono de información o el de
secretaría.
Unidad 2
Comunicación externa
Objetivos
La comunicación externa
Objetivos
Favorecer la comunicación entre los diferentes miembros de la
Comunidad Educativa.
Facilitar la participación de profesores/as y personal administrativo,
familia, estudiantes.
Informar y compartir: actividades, logros, programas, etc.
Mejorar la transparencia de la gestión educativa.
Consolidar la pertenencia y presencia de los actores de la
Comunidad Educativa.
Fortalecer la Comunidad.
Posicionar a la escuela en su entorno social.
Ventajas e inconvenientes
Publicidad.
Web corporativa.
Blog.
Redes sociales.
Boletines digitales.
Llamadas telefónicas.
Los ‘call centers’ son uno de los canales más complejos, pues se trata de
un contacto directo y, en la mayoría de ocasiones, no solicitado que puede
perjudicar la imagen de institución.
Por ello, es importante cuidar todos los detalles para evitar que provoque el
efecto contrario al deseado.
Las notas de prensa, por ejemplo, son una herramienta que aún se usan en
los medios escritos, pero, ya que la mayor parte de la audiencia está en
internet, ¿por qué no añadirle un elemento que posibilite que el que quiera
compartirla con otros en internet pueda hacerlo?
Es tan simple como añadirle en cualquier lugar de la misma un código QR,
y lo mismo vale para noticias escritas que gracias a un código similar
amplíen la información, por ejemplo.
Si aspiramos a conciliar lo analógico y lo digital, necesitamos,
necesariamente tener una web o un blog corporativos que podamos utilizar
de soporte para realizar nuestras comunicaciones, y que sea fácilmente
viralizable usando las redes sociales.