TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que
pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales
pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el
diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de buscar

información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con
detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya
antes nombradas.

Las 5 principales técnicas de recolección de datos son:

1. Entrevistas

2. La encuesta

3. La observación

4. Diccionario de datos

5. Diagrama de flujo

ENTREVISTA
La entrevista es una conversación dirigida, con un propósito específico y que usa un formato
de preguntas y respuestas.

Se establece así un diálogo, pero un diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes
busca recoger informaciones y la otra se nos presenta como fuente de estas informaciones.

Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un periodista

hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus
ideas, sus sentimientos su forma de actuar.

TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS BASE DE DATOS

Preparación de la Entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus

responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).

2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).

3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).

4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).

5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Tipo de preguntas

*Preguntas abiertas: Son aquellas preguntas que describen hechos o situaciones por parte del
entrevistado con una gran cantidad de detalles que a juicio del entrevistado son importantes.

*Preguntas cerradas :En las preguntas cerradas las respuestas posibles están cerradas al
entrevistado, debido a que solamente puede responder con un numero finito, tal como
“ninguno”, “uno”, o “quince”. Una pregunta cerrada limita las respuestas disponibles al
entrevistado.

OBSERVACIÒN
La observación es otra técnica útil para el analista en su proceso de investigación, consiste en
observar a las personas cuando efectúan su trabajo.

La observación es una técnica de observación de hechos durante la cual el analista participa

activamente actúa como espectador de las actividades llevadas a cabo por una persona para
conocer mejor su sistema.

El propósito de la observación es múltiple, permite al analista determinar que se está

haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma,
donde se hace y porque se hace.

Tipos de observación

El analista puede observar de tres maneras básicas:

 Puede observar a una persona o actividad sin que el observado se dé cuenta y sin interactuar
por parte del propio analista.

 El analista puede observar una operación sin intervenir para nada pero estando la persona
observada enteramente consiente de la observación.

 Se puede observar y estar en contacto con las personas observadas. La interrogación puede
consistir simplemente en preguntar respecto a una actividad específica, pedir una explicación,
etc.

La observación puede emplearse para verificar los resultados de una entrevista, o bien como
preparación de la misma. También es otra técnica valiosa para recopilar datos que implican
relaciones. La observación tiende a adquirir mayor sentido al nivel técnico del procesamiento
de datos, donde las tareas se cuantifican más fácilmente. Entre estas tareas encontramos la
recopilación, acumulación y transformación de los datos.

Pasos de la observación

1. Determinar y definir aquello que se va a observar.

2. Estimar el tiempo necesario de observación.

3. Obtener la autorización para llevar a cabo la observación.

4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va hacer y las razones para ello.
 LA ENCUESTA.
Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o
hechos específicos.

La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son
parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.

Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una
porción de la población bajo estudio.

CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin embargo,
existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas
en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima
efectividad.

Selección de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe
utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las
preguntas en la recopilación de hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se
aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de
las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de
sistemas.

Cuestionario Abierto

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se
quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al
explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar
los métodos de verificación de crédito, es un medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las
razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un
conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un
cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este
formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los
individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.
 DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona
realmente el proceso para producir un resultado. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a
cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta
u ofrecer un producto.

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo
con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos
innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

Identificación de las causas principales:

 Desarrollar planes para reunir datos.

 Generar teorías sobre las causas principales.

 Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas
principales.

 Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.

Diseño de soluciones

 Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

 Identificar las organizaciones que será afectada por los cambios propuestos.

Aplicaciones de soluciones:

 Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.

 Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el

proceso.

¿Cómo se Utiliza?

La metodología para preparar un Diagrama de Flujo es;

1. PROPÓSITO: analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el
pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es
apropiado para las aplicaciones que se pretende.

2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.

3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados
y los clientes en el extremo derecho del diagrama.

4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de

Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:

 ¿Quién recibe el input?

 ¿Qué es lo primero que se hace con el input?

1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (o último) pasó. Para
cada paso, hacer preguntas como:

 ¿Qué produce este paso?

 ¿Quién recibe este resultado?
 ¿Qué pasa después?
 ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?

2. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los
resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un
segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar
haciendo el diagrama.

3. REVISIÓN: Preguntar:

 ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?

 ¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?

 ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo
se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?

DICCIONARIO DE DATOS
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí
mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la
investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema.

Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los
diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un
sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de
datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos
elementos.

Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le
conocen en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de
encontrar la respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.

El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista

involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se
verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño
del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de
información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede
considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos
los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un
diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de
archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué
programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por
lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe.

Descripción de los Datos en el Diccionario

Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los
datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se identifica por un nombre de dato,
descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para
éste en el sistema estudiado.

Nombre de los Datos

Para distinguir un dato de otro, los analistas les asignan nombre significativos que se utilizan
para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de
sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y
entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se
llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.

Descripción de los Datos

Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para
FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para
distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.

Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce
nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras
deben se entendible para el lector

Alias

Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de
quién lo utilice. El uso de los alias debe evitar confusión. Un diccionario de dato significativo
incluirá todos los alias.

Longitud de campo

Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de
desarrollo del sistema, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada
dato.

Valores de los datos

En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas
compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de
una letra para indicar el departamento del origen.

Registro de las descripciones de datos

Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y
después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro
y los detalles de consulta cuando se necesiten.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Definición de instrumento de recolección de datos

Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que pueda

valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De este
modo el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la investigación, resume los aportes
del marco teórico al seleccionar datos que corresponden a los indicadores y, por lo tanto a las
variables o conceptos utilizados Pág. 149,150 Carlos Sabino y por técnica vamos a anotar la
definición que nos da el diccionario de metodología antes citado.

Conjunto de mecanismos, medios y sistemas de dirigir, recolectar, conservar, reelaborar y

transmitir los datos sobre estos conceptos Fernando Castro Márquez indica que las técnicas
están referidas a la manera como se van a obtener los datos y los instrumentos son los medios
materiales, a través de los cuales se hace posible la obtención y archivo de la información
requerida para la investigación.

Resumiendo tenemos que los instrumentos son:

/*.− Cualquier recurso que recopile información referente a la investigación.

/*.− Es un mecanismo recopilador de datos.

/.− Son elementos básicos que extraen la información de las fuentes consultadas.

/,− Son los soportes que justifican y de alguna manera le dan validez a la investigación.

/.− Como instrumentos de investigación son amplios y variados y van desde una simple ficha
hasta un compleja y sofisticada encuesta.

¿Qué es lo que se recopila?

Cualquiera información o dato referente al contenido de la tesis que elaboramos en

consonancia directa con el problema planteado, la verificación de las variables y de la hipótesis
formulada, La naturaleza del instrumento a utilizar dependerá del tipo de investigación.
Debemos indicar que la aplicación de un instrumento no excluye a otro por cuanto puede ser
que los complemente, por ejemplo una entrevista puede ser ampliada con una observación
directa de los hechos: Es importante recalcar que cualquier instrumento debe estar en relación
estrecha e intima con la variable(s) formulada, ella la vamos a tratar, de manosear,
descomponer, analizar y estudiar a partir de ese instrumento. Por ejemplo si formulásemos el
problema .El nivel de estudio de los empleados de la empresa Rosmary C.A, la variable
principal sería el nivel de estudio y los instrumentos a diseñarse estarían primeramente en
relación estrecha a determinar cuál es ese nivel, ya sea en una entrevista, cuestionario Etc.

Cómo deben ser las técnicas:

Válidas y confiables:
Válidas cuando mide lo que realmente desea medir, es su eficacia para predecir el
comportamiento de los fenómenos que estudiamos y serán confiables cuando estén en
relación con factores tales como a la consistencia y exactitud de los resultados, si esta se
volviese a aplicar el resultado debería ser muy parecido o similar.

Cuando deben aplicarse las técnicas de recolección de información. Durante todo el proceso
de la investigación, tanto para conformar el marco teórico, como en el marco metodológico;
en el teórico dependemos más de la consulta bibliográfica y su fichaje; mientras que en el
metodológico por ser el trabajo operativo de desmenuzar y escrutar las variables se requiere
del manejo de Instrumentos más detallados, específicos y diversificados, los cuales debemos
conocer suficientemente en cuanto a elaboración y aplicación, al respecto hay abundante
bibliografía que nos daría la información que necesitamos.

Cómo aplicar estos instrumentos.

1.− Debes conocer qué es lo que vas a preguntar o determinar en función del problema
planteado, de las variables presentes.

2.− Debes determinar cuál o cuáles son los instrumentos más idóneos para encontrar las
respuestas que te inquietan.

3.− Debes conocer ese, o esos instrumentos en particular, cómo se aplica, cómo se elabora, el
número de ítems Etc.

4.− Es recomendable una aplicación previa a un número reducido de entrevistados a objeto de

poder corregir cualquiera falla.

5.−Es recomendables que los ítems formulados sean factibles de cuantificarse de llevarse a una
tabla o gráfico donde puedas observar el comportamiento en detalle de esa variable
investigada

6.− En la recopilación de datos debemos seguir entre otros los siguientes pasos: la selección de
la técnica, su diseño, su aplicación y la recopilación de la información, para finalmente
procesarla.

¿Cuáles son las técnicas de recopilación de informaciones?

Como las técnicas son variadas y amplias se suelen clasificar de acuerdo al dato que se busca, a
la fuente de donde emana la observación y sus variaciones.

Técnicas para datos primarios La entrevista y sus variaciones

El cuestionario y sus variaciones

Otros

A estos fines de precisar el instrumento y de su clasificación, Lourdes Munch en Métodos y

técnicas de investigación (56) establece la siguiente figura

Al respecto dice: La encuesta es una técnica que consiste en obtener información acerca de
una parte de la población o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista. La
recopilación de la información se realiza mediante preguntas que midan los diversos
indicadores que se han determinado en la operacionalización de los términos del problema o
de las variables de la hipótesis (P 54) Es una técnica de investigación de campo que puede
variar.

El cuestionario.

Es un formato redactado en forma de interrogatorio para obtener información acerca de las

variables que se investigan, puede ser aplicado personalmente o por correo y en forma
individual o colectiva y debe reflejar y estar relacionado con las variables y sus indicadores. La
misma autora antes indicada anota los procedimientos para su elaboración:

Diseño de la muestra.

Preparación de un directorio para su aplicación

Diseño y aplicación de un cuestionario piloto

Preparación del cuestionario definitivo

Aplicación del cuestionario.

Tabulación.

Interpretación de los resultados

En cuanto al contenido anota lo siguiente:

Identificación o encabezado

Nombre del grupo que realiza la investigación

Identificación de la persona encuestada, edad, sexo, estado civil, escolaridad.

Objetivos del cuestionario

Explicar la importancia del cuestionario y lo que persigue

Instrucciones

Destacando la importancia de la veracidad de la respuesta, de que es confidencial y que se le

agradece su colaboración respondiendo cada ítems y la forma como ha de hacerlo.

Diseño de las preguntas:

a).− Específicas y concretas.

B).− Evitar preguntas que sugieran respuestas

C).− Evitar doble pregunta en una sola.

Los cuestionarios pueden ser:

Abiertos: Cuando el interrogado contesta libremente, presentando la dificultad para tabularlas

Cerrados o dicotómicos: son aquellos en que se responden con SI o NO o con una tercera
alternativa, son fáciles de tabular.

Otra variante del cerrado son las de opciones múltiples que ofrecen de antemano una serie de
escalas para ser contestadas por ejemplo coloque por orden de preferencia las ciudades donde
le gustaría vivir utilizando los dígitos del 1 al 3
Caracas ( )

Valencia ( )

Maracay ( )

Mérida ( )

Barquisimeto ( )

Formato para un cuestionario

La entrevista: Es una técnica mediante la cual una persona obtiene información directa de otra
y puede clasificarse en:

Dirigida o estructurada que se hace a través de un cuestionario

No estructurada: que puede ser: focalizada, libre o clínica

Al respecto Susan la define como la relación personal entre uno o más sujetos, en la cual uno
de ellos, el entrevistado, posee determinada información que proporcionará a otro sujeto, el
entrevistador la diferencia con el cuestionario estaría en que en la entrevista hay mayor
flexibilidad y el entrevistador puede hacer modificaciones en el formato de las preguntas, sin
cambiar el sentido de las mismas.

La lista, en algunos casos puede ser larga y hay autores como Ezequiel Ander Egg que hace una
extensa consideración de: la Observación, la entrevista, el cuestionario, las escalas de actitudes
y de opiniones, los tests, la sociometría, la recopilación documental, el análisis de contenido
todos ellos de gran utilidad y que aconsejamos consultar a la hora de trabajar con este
capítulo.

Técnicas para datos secundarios así como el análisis documental.

Fernando Castro Márquez señala que entre otros instrumentos tenemos: fichas, formatos de
cuestionarios, pautas de la entrevista, listas de cotejos, grabadoras, filmadoras Etc.

Técnicas de presentación de los datos

.5.− Técnicas de Procesamiento y Análisis de los Datos

Una vez obtenida y recopilada la información nos abocamos de inmediato a su procesamiento,

esto implica el cómo ordenar y presentar de la forma más lógica e inteligible los resultados
obtenidos con los instrumentos aplicados, de tal forma que la variable refleje el peso
específico de su magnitud, por cuanto el objetivo final es construir con ellos cuadros
estadísticos, promedios generales y gráficos ilustrativos de tal modo que se sinteticen sus
valores y puedan, a partir de ellos, extraer enunciados teóricos Sabino Pag. 178, así los datos
numéricos se procesarán agrupándolos en intervalos; se tabularan; se construirán con ellos
cuadros estadísticos, calculándose las medidas de tendencia central o cualquiera otra que sea
necesaria. El procesamiento de los datos no es otra cosa que el registro de los datos obtenidos
por los instrumentos empleados, mediante una técnica analítica en la cual se comprueba la
hipótesis y se obtienen las conclusiones. Por lo tanto se trata de especificar el tratamiento que
se dará a los datos, ver si se pueden clasificar, codificar y establecer categorías precisas con
ellos Tamayo y Tamayo Op Cit Pag. 103 sobre el particular Lourdes Munich sostiene Consiste
en determinar grupos, subgrupos, clases o categorías en las que puedan ser clasificadas las
respuestas.
El procedimiento general podría comprender dos etapas.

Previa a la aplicación de la técnica diseñada.

A).− Revisión de los objetivos propuestos

B).− Revisión de las variables y sus dimensiones

C).− Consideraciones en torno a la población objeto del instrumento.

Propia al instrumento que se aplicará

a).− Selección del instrumento a aplicarse

b).− Elaboración del instrumento

c).− Validación del instrumento

d).− Aplicación del instrumento

e).− Presentación de los resultados

f).− Análisis de sus resultados