TATA ADMINISTRASI DAN ACARA DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN FORMAL

DI KOMISARIAT, KOORDINATOR KOMISARIAT DAN LPP

1. PELAKSANAAN PELANTIKAN PENGURUS KOMISARIAT/KORKOM/LPP

A. Kelengkapan Administrasi
1. Surat Pengantar (ditandatangani Pengurus Demisioner dengan disertai stempel dan
ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang U.P. Kabid PAO).
2. Surat Permohonan SK/Pengesahan (ditandatangani Formatur terpilih dengan tidak
disertai stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Malang U.P. Kabid.
PAO)
3. Surat Permohonan Pelantikan (ditandatangani Formatuer terpilih dengan tidak
disertai stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Malang)
4. Surat Keputusan Formatuer dan Mide Formatuer tentang susunan personalia
pengurus komisariat (ditandatangani Formatuer dan Mide Formatuer dengan tidak
disertai stempel)
5. Hasil ketetapan-ketetapan RAK/MUSKOM yang ditandatangani presidium sidang,
terdiri dari:
a. Agenda acara dan Tata tertib RAK/MUSKOM
b. Presidium/pimpinan Sidang RAK/MUSKOM
c. Pengesahan laporan pertanggungjawaban pengurus dan pernyataan demisioner
d. Hasil-hasil sidang komisi (internal, eksternal dan rekomendasi)
e. Tata tertib pemilihan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
f. Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
g. Nama-nama anggota Majelis Pengawas dan Konsultasi Pengurus Komisariat
(MPKPK)
6. Curriculum Vitae (biodata) dan surat pernyataan kesediaan untuk menjadi pengurus
Komisariat/ Korkom.

B. Susunan Acara Pelantikan

1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Pelantikan Pengurus
5. Serah terima jabatan
6. Laporan Ketua panitia (apabila dalam kegiatan tersebut menggunakan kepanitiaan)
7. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Demisoner HMI Cabang Malang Komisariat ....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
d. Ketua Umum HMI Cabang Malang.
8. Do’a dan Penutup

Keterangan:
 Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah pelaksanaan Muskom/RAK kepengurusan baru
harus sudah terbentuk dan dilantik oleh Pengurus HMI Cabang Malang.
 Seluruh kelengkapan adminisitrasi dikirimkan ke kantor Cabang paling lambat 3 (tiga) hari sebelum
pelaksanaan Pelantikan Pengurus dilaksanakan.
 Bila ada stadium general pada acara pelantikan, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan
selesai.
 Ketika kelengkapan administrasi kurang dan terlambat dikirimkan ke Cabang sesuai dengan jangka
waktu yang telah ditetapkan maka pelaksanaan pelantikan harus diundurkan.
2. PELAKSANAAN LATIHAN KADER I (BASIC TRAINING)/LAKSUS LPP

A. Kelengkapan Administrasi
1. Surat Pemberitahuan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang)
2. Surat Permohonan Membuka Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Malang)
3. Surat Permohonan Pelantikan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Malang)
4. Surat Permohonan Menutup Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Malang)
5. Surat Permohonan MOT/Pengelola Pelatihan (ditujukan kepada Ketua BPL HMI
Cabang Malang)

B. Susunan Acara
 Pembukaan Latihan Kader I/Laksus LPP
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua Panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus membuka kegiatan)
6. Penyerahan berkas acara Pelatihan dari SC ke MOT
7. Do’a dan Penutup

 Penutupan Latihan Kader I/Laksus LPP

1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Pembacaan SK Kelulusan Peserta LK I oleh MOT
5. Pembacaan Ikrar Pelantikan
6. Penyerahan berkas acara Pelatihan dari MOT ke SC
7. Laporan Ketua Panitia
8. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat .....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus menutup kegiatan)
9. Do’a dan Penutup

C. Sertifikat
Untuk pengajuan sertifikat LK atau sertifikat Laksus berlaku ketentuan seperti dibawah
ini:
1. Menyertakan surat pengajuan pengesahan sertifikat (ditandatangani oleh Pengurus
Komisariat/LPP dan ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang).
2. Batas waktu pengajuan sertifikat maksimal 1 (satu) bulan pasca pelaksanaan
kegiatan.
3. Sertifikat ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua Umum Komisariat/Direktur LPP
dan Ketua Umum HMI Cabang Malang.

Keterangan:
 Seluruh kelengkapan administrasi dikirimkan ke kantor HMI Cabang Malang selambat-lambatnya 3 (tiga)
hari sebelum pelaksanaan LK I (Basic Training), serta dilampirkan agenda acara.
 Surat permohonan MOT/Pengelola Pelatihan yang ditujukan kepada Ketua BPL disertai dengan SK
Komisariat tentang Penetapan Panitia (OC) dan dikirimkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum
pelaksanaan kegiatan.
 Bila ada stadium general pada acara LK I, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan selesai.

3. PELAKSANAAN MUSYKOM/RAK/MUSLEM

A. Kelengkapan Administrasi
1. Surat Pemberitahuan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Malang).
2. Surat Permohonan Membuka Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Malang).
3. Surat Permohonan Menutup Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Malang).

B. Susunan Acara MUSYKOM/RAK/MUSLEM

 Pembukaan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus membuka kegiatan).
6. Do’a dan Penutup.

 Penutupan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Demisioner HMI Cabang Malang Komisariat ....
b. Ketua Umum HMI Cabang Malang Komisariat ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Malang Koordinator Komisariat ....
d. Ketua Umum HMI Cabang Malang (sekaligus menutup kegiatan).
6. Do’a dan Penutup.

Keterangan:
 Seluruh kelengkapan admisitrasi dikirimkan ke kantor HMI Cabang Malang selambat-lambatnya 2 (dua) hari
sebelum acara dilaksanakan serta dilampirkan agenda acara.
 Bila ada stadium general pada acara MUSYKOM/RAK, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan selesai.
 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

1. Tempat/Gedung
Pemilihan gedung/tempat pelaksanaan acara sangat bergantung pada jenis acara yang akan dilaksanakan,
karena ini berhubungan dengan layout, pengaturan kursi serta dekorasi ruangan sehingga akan
berdampak pada efektivitas pelaksanaan kegiatan. Untuk memaksimalkan kegiatan, maka tempat
pelatihan hendaknya memakai tempat duduk/kursi (tidak lesehan).

2. Pengatur Acara/Master of Ceremony (MC) dan Pengisi Acara

 Kesuksesan setiap acara formal maupun nonformal ditentukan oleh pengatur acara (MC) yang
memandu berjalannya acara tersebut, maka dari itu pemahaman MC terhadap acara yang sedang
berlangsung mutlak untuk diketahui. Hendaknya pengurus lewat bidang administrasi kesekretariatan
(sekretaris umum) melakukan briefing memberikan pemahaman terlebih dahulu kepada MC ataupun
pengisi acara yang lainnya sehingga ketika pelaksanaan bisa berlangsung dengan lancar dan khidmat.

 Pembaca Ayat Suci Al Qur’an hendaknya dibarengi oleh pembaca terjemah (saritilawah) serta
menyesuaikan antara kegiatan yang berlangsung dan tema kegiatan dengan Ayat yang dibaca,
sehingga ada sinkronisasi antara teks yang dibaca dengan konteks kegiatan yang dilaksanakan.

 Dirigen yang memimpin lagu Indonesia Raya dan Hymne HMI dan Mars Kohati harus hafal lagu dan
hymne yang dibawakan serta mampu mengatur dengan baik ritme nada dan intonasinya sehingga
tercipta orkestrasi yang tepat dan khidmat. Posisi dirigen juga hendaknya berada pada tempat yang
mampu dilihat oleh semua audiens/hadirin.

3. Sambutan
Dalam menyusun manual acara hendaknya memperhatikan penempatan orang yang akan memberikan
sambutan. Dalam setiap acara urutan memberikan sambutan dimulai dari posisi struktur yang paling
bawah sampah keatas.
Misal: Sambutan Ketua Umum Komisariat
Sambutan Ketua Umum Koordinator Komisariat
Sambutan Ketua Umum Cabang
s/d
Sambutan Ketua Umum PB

Dalam hal ketika sebuah kegiatan ada kepanitiaan, maka ketua panitia tidak memberikan sambutan tetapi
melaporkan kegiatan yang sedang atau akan dilaksanakan.

4. Sapaan
Ketika memberikan sapaan maka penyebutan dimulai dari posisi yang paling tinggi sampai paling bawah
secara struktural.
Misal: “Kepada yang terhormat Ketua Umum HMI Cabang Malang, kepada yang terhormat Ketua Umum
HMI Korkom UMM…… (sampai terus kepada struktur yang paling rendah).
Misal: “Kepada yang terhormat Wali Kota Malang, kepada yang terhormat Ketua Umum HMI Cabang
Malang, kepada yang terhormat Ketua Umum Korkom di lingkungan HMI Cabang Malang…… (sampai
terus kepada struktur yang paling rendah).

5. Penempatan Atribut Organisasi

 Penempatan bendera merah putih dan bendera HMI hendaklah sesuai dengan aturan konstitusional
yang berlaku. Untuk bendera merah putih diletakan di sebelah kanan dan bendera HMI diletakan di
sebelah kiri.
 Dalam setiap agenda-agenda formal hendaklah atribut organisasi (bendera, muts dan gordon) menjadi
bagian yang harus ada dalam pelaksanaannya.